Wymogi AML dla biur rachunkowych – obowiązki, procedury i kary 2025

2 GRUDNIA 2025

Biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy AML – bez względu na formę działalności, wielkość firmy czy liczbę pracowników. Oznacza to, że każde biuro rachunkowe musi wdrożyć procedurę AML, przeprowadzać ocenę ryzyka, weryfikować klientów i ich beneficjentów rzeczywistych, a także szkolić pracowników. Kary za nieprzestrzeganie obowiązków AML dla biur rachunkowych wynoszą średnio 15 000 – 25 000 zł, ale mogą sięgać nawet 1 mln euro. W tym artykule wyjaśniamy krok po kroku najważniejsze wymogi AML dla biur rachunkowych i pokazujemy, jak je praktycznie spełnić z wykorzystaniem narzędzi SystemAML.

Kup procedurę AML dla biura rachunkowego ze szkoleniem i certyfikatem

Jeśli szukasz gotowego rozwiązania, sprawdź naszą aplikację AML dla biur rachunkowych, która automatyzuje ocenę ryzyka, weryfikację klientów oraz monitorowanie relacji z klientami.

Czy biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną?

Tak, biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 15a i pkt 17 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązek ten dotyczy:

Usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 2 ust. 1 pkt 17) – biura rachunkowe prowadzące księgi na zlecenie innych podmiotów
Świadczenia usług podatkowych (art. 2 ust. 1 pkt 15a) – podmioty, których główną działalnością jest sporządzanie deklaracji podatkowych, prowadzenie ksiąg podatkowych lub udzielanie porad podatkowych

Nowelizacja ustawy AML z 30 marca 2021 r. ostatecznie włączyła biura rachunkowe do katalogu instytucji obowiązanych. W konsekwencji każde biuro rachunkowe – niezależnie od wielkości – musi realizować pełen zakres obowiązków AML.

Ważne: Ustawa AML nie definiuje samodzielnie czynu prania pieniędzy – odsyła do art. 299 Kodeksu karnego. Biuro rachunkowe nie ściga przestępstw (to rola organów), ale ma obowiązek wdrożyć mechanizmy zapobiegawcze i informacyjne.

Obowiązki AML biura rachunkowego – kompletna lista

Ustawa AML nakłada na biura rachunkowe rozbudowany katalog obowiązków. Poniżej znajduje się kompletna lista wraz z odniesieniami do szczegółowych artykułów:

Obowiązek	Szczegóły
Ocena ryzyka instytucji	art. 27 – dokument opisujący ryzyka związane z działalnością
Procedura wewnętrzna AML	art. 50 – zasady postępowania pracowników
Identyfikacja klienta (KYC)	art. 34-36 – środki bezpieczeństwa finansowego
Weryfikacja beneficjenta rzeczywistego	art. 34 – beneficjent rzeczywisty i CRBR
Bieżące monitorowanie	art. 34 – monitorowanie stosunków gospodarczych
Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za AML	art. 7-8 – osoba odpowiedzialna za zgodność z przepisami
Szkolenia pracowników	art. 52 – szkolenie AML z certyfikatem
Procedura dotycząca sygnalistów	art. 53 – anonimowe zgłaszanie naruszeń
Raportowanie do GIIF	art. 72-74 – zgłaszanie podejrzanych transakcji
Przechowywanie dokumentacji	art. 49 – minimum 5 lat po zakończeniu relacji

Ocena ryzyka w biurze rachunkowym

Każde biuro rachunkowe musi sporządzić ocenę ryzyka zgodnie z art. 27 ustawy AML. Dokument ten identyfikuje potencjalne obszary narażone na pranie pieniędzy, uwzględniając:

Typy klientów – czy obsługujesz branże wysokiego ryzyka (kantory, lombardy, obrót gotówkowy)?
Obszary geograficzne – czy klienci prowadzą działalność w krajach wysokiego ryzyka?
Rodzaje świadczonych usług – pełna księgowość vs. same deklaracje podatkowe
Sposoby płatności – gotówka, przelewy, kryptowaluty

Ocena ryzyka musi być sporządzona w formie dokumentowej i aktualizowana co najmniej raz na 2 lata lub przy istotnych zmianach. Brak oceny ryzyka jest jednym z najczęściej karanych naruszeń – przykładowo, doradca podatkowy z Małopolski otrzymał karę 18 500 zł m.in. za ten brak.

Weryfikacja klienta biura rachunkowego (KYC)

Przed nawiązaniem współpracy biuro rachunkowe musi przeprowadzić procedurę Know Your Customer (KYC) zgodnie z art. 34-36 ustawy. Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule o środkach bezpieczeństwa finansowego.

Dane do zebrania od klienta – osoby fizycznej:

Imię i nazwisko
Numer PESEL lub data urodzenia
Seria i numer dokumentu tożsamości
Adres zamieszkania

Dane do zebrania od klienta – osoby prawnej:

Nazwa firmy, forma prawna
NIP, REGON, KRS
Adres siedziby
Dane osób reprezentujących
Beneficjent rzeczywisty – osoba fizyczna sprawująca faktyczną kontrolę (ponad 25% udziałów)

Obowiązek weryfikacji w CRBR: Ustawa wymaga sprawdzenia danych o beneficjentach rzeczywistych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych. Jeśli dane od klienta różnią się od informacji w CRBR – udokumentuj rozbieżność i rozważ zgłoszenie do właściwych organów.

Klienci PEP i wzmożone środki bezpieczeństwa

Gdy klientem biura rachunkowego jest osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne (PEP), ustawa wymaga zastosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego:

Uzyskanie zgody kadry kierowniczej na nawiązanie współpracy
Ustalenie źródła pochodzenia majątku
Intensywniejsze monitorowanie relacji biznesowej

Środki bezpieczeństwa finansowego w biurze rachunkowym

Pełny katalog środków bezpieczeństwa finansowego oraz sytuacje, kiedy je stosować, znajdziesz w dedykowanych artykułach. W skrócie, biuro rachunkowe musi:

Identyfikować klienta i weryfikować jego tożsamość
Ustalać beneficjenta rzeczywistego i strukturę własności
Oceniać cel i charakter relacji – dlaczego klient potrzebuje usług księgowych?
Monitorować relację na bieżąco – bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych

Dokumentowanie jest kluczowe. Biuro rachunkowe musi przechowywać:

Kopie dokumentów tożsamości klientów
Odpisy z KRS, umowy spółki
Oświadczenia o beneficjencie rzeczywistym
Oświadczenia PEP
Raporty z analizy transakcji

Przykład kary: Doradca podatkowy otrzymał karę za brak weryfikacji tożsamości części klientów i nieustalenie beneficjentów rzeczywistych – świadczenie usług dla „anonimowych" podmiotów to poważne naruszenie AML.

Monitorowanie transakcji klientów biura rachunkowego

Pracownicy biura rachunkowego powinni zwracać uwagę na nietypowe operacje finansowe klientów. Szczegóły znajdziesz w artykule o bieżącym monitorowaniu stosunków gospodarczych.

Sygnały ostrzegawcze dla księgowych:

Nagłe duże wpłaty gotówkowe bez uzasadnienia biznesowego
Transfery do/z krajów wysokiego ryzyka
Rozbijanie płatności na kwoty tuż poniżej 15 000 EUR (rozbijanie transakcji)
Fikcyjne faktury lub transakcje bez ekonomicznego uzasadnienia
Częste zmiany beneficjentów rzeczywistych
Nagły wzrost obrotów nieproporcjonalny do profilu działalności

Zgłaszanie podejrzanych transakcji do GIIF

Jeśli biuro rachunkowe poweźmie uzasadnione podejrzenie, że transakcja może mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, musi niezwłocznie zgłosić to do GIIF.

Ważne – zakaz ujawniania informacji: Pracownik biura rachunkowego nie może ostrzec klienta o planowanym lub dokonanym zgłoszeniu. Naruszenie tej tajemnicy to przestępstwo zagrożone karą do 5 lat pozbawienia wolności.

Sankcje karne:

Celowe zatajenie danych przed GIIF: od 3 miesięcy do 5 lat więzienia
Przekazanie fałszywych informacji: od 3 miesięcy do 5 lat więzienia
Ujawnienie informacji klientowi (ostrzeżenie klienta): do 5 lat więzienia

Procedura AML dla biura rachunkowego

Każde biuro rachunkowe musi posiadać wewnętrzną procedurę AML zgodnie z art. 50 ustawy. Dokument musi być dostosowany do specyfiki działalności – gotowe szablony mogą być punktem wyjścia, ale finalny dokument musi odzwierciedlać profil Twojego biura.

Co musi zawierać procedura AML biura rachunkowego?

Zgodnie z art. 50 ust. 2 ustawy AML, procedura wewnętrzna musi określać:

Element procedury	Opis
Zasady oceny ryzyka	Jak oceniać ryzyko dla poszczególnych klientów
Środki bezpieczeństwa finansowego	Kiedy i jak identyfikować/weryfikować klientów
Przechowywanie dokumentów	Minimum 5 lat od zakończenia relacji
Raportowanie do GIIF	Kto i jak zgłasza podejrzane transakcje
Szkolenia pracowników	Częstotliwość, zakres, dokumentowanie
Procedura dotycząca sygnalistów	Anonimowe zgłaszanie naruszeń (art. 53)
Nadzór wewnętrzny	Audyty, przeglądy, kontrola zgodności z przepisami

Ważne: Procedura AML musi być:

Zatwierdzona przez kadrę kierowniczą biura rachunkowego
Wdrożona zarządzeniem
Regularnie aktualizowana (przy zmianach przepisów lub działalności)

Brak procedury AML lub procedura niespełniająca wymogów to naruszenie podlegające karze. Procedury szczątkowe lub skopiowane z innej firmy bez dostosowania również uznaje się za uchybienie.

Kup gotową procedurę AML dla biura rachunkowego – dokument dostosowany do specyfiki branży księgowej, ze szkoleniem i certyfikatem dla pracowników.

Procedura dotycząca sygnalistów w biurze rachunkowym

Od 2021 r. biuro rachunkowe musi posiadać procedurę anonimowego zgłaszania naruszeń (art. 53 ustawy AML). Wymaga to:

Ustanowienia kanału zgłoszeń (dedykowany e-mail, formularz, skrzynka)
Wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za odbiór zgłoszeń
Poinformowania pracowników o istnieniu systemu
Gwarancji poufności i ochrony przed działaniami odwetowymi

Brak procedury dotyczącej sygnalistów to naruszenie podlegające karze – organy kontrolne już nakładały sankcje za to uchybienie.

Osoba odpowiedzialna za AML w biurze rachunkowym

Biuro rachunkowe musi formalnie wyznaczyć dwie role zgodnie z art. 7-8 ustawy AML:

Osoba odpowiedzialna za wdrażanie obowiązków (art. 7) – realizuje procedury AML na co dzień
Osoba na stanowisku kierowniczym odpowiedzialna za zgodność z przepisami (art. 8) – nadzoruje zgodność z przepisami

W małych biurach rachunkowych obie funkcje może pełnić właściciel lub główny księgowy. W większych organizacjach – dedykowany specjalista ds. zgodności z przepisami.

Brak wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za AML to jedno z najczęstszych naruszeń. Przykład: firma jubilerska z Warszawy otrzymała 15 000 zł kary m.in. za niewyznaczenie osób odpowiedzialnych za AML.

Wyznaczenie powinno być formalne (zarządzenie pisemne) i odzwierciedlone w procedurze wewnętrznej.

Szkolenie AML dla biur rachunkowych

Zgodnie z art. 52 ustawy AML, wszyscy pracownicy biura rachunkowego zaangażowani w obsługę klientów muszą przechodzić regularne szkolenia AML. Szczegółowy przewodnik po szkoleniach znajdziesz w artykule Szkolenie AML z certyfikatem.

Kogo szkolić w biurze rachunkowym?

Wszystkich księgowych obsługujących klientów
Pracowników pierwszego kontaktu
Kadrę kierowniczą
Nowo zatrudnionych – przed rozpoczęciem samodzielnej pracy

Częstotliwość szkoleń:

Szkolenie wstępne – przed rozpoczęciem pracy
Szkolenia odświeżające – minimum raz w roku
Szkolenia ad hoc – przy istotnych zmianach prawnych

Dokumentowanie: Szkolenia muszą być udokumentowane (lista obecności, certyfikaty) jako dowód podczas kontroli GIIF.

Kary za brak szkoleń: Średnio 12 000 – 25 000 zł. Brak szkoleń to jedno z TOP 3 najczęściej karanych naruszeń.

Kup szkolenie AML dla biura rachunkowego z certyfikatem

Przechowywanie dokumentacji AML

Biuro rachunkowe musi przechowywać dokumentację AML przez minimum 5 lat od zakończenia relacji z klientem (art. 49 ustawy). Dotyczy to:

Kopii dokumentów tożsamości klientów
Oświadczeń PEP i o beneficjencie rzeczywistym
Wyników oceny ryzyka
Potwierdzeń szkoleń i certyfikatów
Dokumentacji zgłoszeń do GIIF

AML a RODO: Przechowywanie kopii dokumentów tożsamości jest jednym z nielicznych przypadków, gdy prawo wyraźnie na to zezwala. Biuro musi jednak zapewnić bezpieczeństwo danych zgodnie z RODO.

Na żądanie GIIF biuro rachunkowe musi udostępnić pełną dokumentację AML. Odmowa lub trudności mogą skutkować sankcjami.

Kary AML dla biur rachunkowych

Pełną analizę kar, statystyki i przykłady znajdziesz w artykule Kary AML 2025. Poniżej najważniejsze informacje dla biur rachunkowych.

Rodzaje sankcji (art. 150 ustawy AML)

Rodzaj kary	Wysokość / zakres
Kara pieniężna	Do 1 000 000 EUR lub dwukrotność korzyści
Publikacja informacji	„Kara wizerunkowa" – utrata zaufania klientów
Nakaz zaniechania	Wstrzymanie przyjmowania nowych klientów
Zakaz pełnienia funkcji	Do 1 roku dla osoby odpowiedzialnej

Typowe kary dla biur rachunkowych

Według analizy kar AML, średnia kara dla małych podmiotów (w tym biur rachunkowych) wynosi 15 000 – 25 000 zł.

Przykład realnej kary: Doradca podatkowy z Małopolski – 18 500 zł za:

Brak oceny ryzyka (art. 27)
Nieskuteczną weryfikację tożsamości klientów (art. 33-34)
Braki w procedurze AML (art. 50)

Najczęstsze naruszenia w biurach rachunkowych

Na podstawie decyzji GIIF, najczęściej karane uchybienia to:

Brak procedury AML lub procedura nieadekwatna do działalności
Brak oceny ryzyka instytucji
Brak szkoleń dla pracowników
Niewyznaczenie osoby odpowiedzialnej za AML (art. 7-8)
Brak weryfikacji klientów i beneficjentów rzeczywistych
Brak procedury dotyczącej sygnalistów (art. 53)

Odpowiedzialność karna

Poza sankcjami administracyjnymi, umyślne naruszenia mogą skutkować odpowiedzialnością karną:

Celowe niezgłaszanie podejrzanych transakcji: 3 miesiące – 5 lat więzienia
Zatajanie informacji przed GIIF: 3 miesiące – 5 lat więzienia
Ujawnienie informacji (ostrzeżenie klienta): do 5 lat więzienia

Ważne: Nieumyślne niedopełnienie obowiązków (niedbalstwo) to delikt administracyjny, nie przestępstwo.

Checklist AML dla biura rachunkowego

Zanim zakończysz lekturę, sprawdź czy Twoje biuro rachunkowe spełnia wszystkie wymogi:

Podsumowanie

Biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną i musi realizować pełen zakres obowiązków AML – od oceny ryzyka, przez weryfikację klientów, po szkolenia pracowników. Kary za nieprzestrzeganie przepisów wynoszą średnio 15 000 – 25 000 zł, ale mogą sięgać nawet 1 mln EUR.

Kluczowe kroki dla Twojego biura:

Sporządź ocenę ryzyka instytucji
Wdróż procedurę AML dostosowaną do specyfiki
Wyznacz osobę odpowiedzialną za AML
Przeszkol wszystkich pracowników
Rozpocznij weryfikację klientów zgodnie z KYC

SystemAML oferuje gotowe rozwiązania dla biur rachunkowych: procedurę AML ze szkoleniem i certyfikatem, a także narzędzia do automatyzacji weryfikacji klientów w CRBR, na listach sankcyjnych i w bazach PEP.

Nie czekaj na kontrolę GIIF – wdroż procedury AML w swoim biurze rachunkowym już dziś.

Kup pakiet AML dla biura rachunkowego

Najczęściej zadawane pytania

Czy małe biuro rachunkowe też jest instytucją obowiązaną?

Tak, każde biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną bez względu na wielkość, liczbę pracowników czy obroty. Nawet jednoosobowa działalność księgowa musi realizować obowiązki AML.

Od kiedy biura rachunkowe podlegają ustawie AML?

Biura rachunkowe stały się instytucjami obowiązanymi po nowelizacji ustawy z 30 marca 2021 r. Obowiązki obowiązują od wejścia w życie tej nowelizacji.

Ile kosztuje wdrożenie AML w biurze rachunkowym?

Pakiet procedury AML ze szkoleniem dla biura rachunkowego kosztuje 990 zł netto/rok i obejmuje wszystkie wymagane dokumenty oraz szkolenie z certyfikatem dla 3 pracowników.

Jak często trzeba aktualizować procedurę AML?

Procedurę AML należy aktualizować przy istotnych zmianach w przepisach lub w działalności biura. Ocenę ryzyka – minimum raz na 2 lata.

Co grozi za brak procedury AML w biurze rachunkowym?

Kara administracyjna do 1 000 000 EUR. W praktyce dla małych biur rachunkowych kary wynoszą średnio 15 000 – 25 000 zł, plus publikacja informacji o naruszeniu (kara wizerunkowa).

Czy muszę weryfikować wszystkich klientów?

Tak, każdy klient biura rachunkowego musi przejść procedurę KYC przed nawiązaniem współpracy. Dotyczy to zarówno osób fizycznych, jak i firm.