Co to są środki bezpieczeństwa finansowego?

Środki bezpieczeństwa finansowego (ŚBF) to działania, które instytucja obowiązana stosuje wobec swoich klientów na podstawie ustawy AML. Zgodnie z art. 34 ust. 1 ustawy obejmują one:

1. identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości,
2. identyfikację beneficjenta rzeczywistego oraz podjęcie uzasadnionych czynności w celu weryfikacji jego tożsamości i ustalenia struktury własności i kontroli klienta,
3. ocenę stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru,
4. bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta.

Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (ustawa AML) nakłada ten obowiązek na tzw. instytucje obowiązane, m.in. banki, kantory, biura rachunkowe, notariuszy czy pośredników w obrocie nieruchomościami. Z artykułu dowiesz się, co oznacza każdy z tych środków, kiedy trzeba je stosować i czym różnią się ich warianty.

Warto przeczytać: Kogo dotyczy ustawa AML, czyli co to jest instytucja obowiązana?

Czym są środki bezpieczeństwa finansowego?

Podstawą jest art. 33 ust. 1 ustawy AML: „Instytucje obowiązane stosują wobec swoich klientów środki bezpieczeństwa finansowego”. Są to działania, które instytucja ma obowiązek wykonać wobec klientów i kontrahentów w zakresie określonym przez ustawę.

Dzięki nim instytucja obowiązana może ocenić ryzyko związane z nawiązaniem stosunków gospodarczych lub przeprowadzeniem transakcji. Celem jest ograniczenie możliwości wykorzystania jej usług do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. W praktyce środki bezpieczeństwa finansowego odpowiadają na trzy pytania: kim jest klient, kto za nim stoi i czy to, co robi, pasuje do tego, co o nim wiemy.

Środki bezpieczeństwa finansowego są często nazywane skrótem CDD (ang. Customer Due Diligence, należyta staranność wobec klienta). Blisko związane jest też pojęcie KYC, czyli procesu poznawania klienta.

Co dokładnie obejmują środki bezpieczeństwa finansowego?

Art. 34 ust. 1 ustawy AML wymienia cztery środki. Poniżej wyjaśniamy, na czym polega każdy z nich.

Czym jest identyfikacja i weryfikacja klienta?

Identyfikacja to ustalenie danych klienta, a weryfikacja to sprawdzenie, czy dana osoba naprawdę jest tą, za którą się podaje, na podstawie dokumentów lub informacji z wiarygodnego i niezależnego źródła. W tym celu przedstawiciel instytucji obowiązanej może np. poprosić klienta o okazanie dokumentu tożsamości. Ustawa pozwala instytucjom obowiązanym przetwarzać informacje z dokumentów tożsamości i sporządzać ich kopie, przy zachowaniu zasad RODO.

Jeżeli w imieniu klienta działa inna osoba, instytucja identyfikuje również ją oraz weryfikuje jej tożsamość i umocowanie do działania w imieniu klienta (art. 34 ust. 2).

Obecnie instytucje obowiązane mogą korzystać z wielu metod weryfikacji tożsamości online zgodnych z polskim prawem, takich jak e-dowód, Profil Zaufany, mObywatel, mojeID czy wideoweryfikacja.

Na czym polega identyfikacja i weryfikacja beneficjenta rzeczywistego?

Najpierw trzeba wyjaśnić, kim jest beneficjent rzeczywisty. Jest to każda osoba fizyczna, która sprawuje bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad klientem, np. dzięki posiadanym udziałom lub uprawnieniom. Beneficjentem może być też osoba fizyczna, w imieniu której nawiązuje się stosunki gospodarcze lub przeprowadza transakcję okazjonalną.

Instytucja obowiązana identyfikuje beneficjenta rzeczywistego i podejmuje uzasadnione czynności w celu weryfikacji jego tożsamości. Gdy klient jest osobą prawną, jednostką organizacyjną bez osobowości prawnej albo trustem, ustala też strukturę własności i kontroli. Informacje z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych są pomocne, ale instytucja nie może polegać wyłącznie na nich (art. 37 ust. 3).

Co to jest ocena stosunków gospodarczych?

Kolejnym środkiem jest ocena stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru (art. 34 ust. 1 pkt 3). Instytucja ustala, po co klient nawiązuje współpracę, z jakich usług będzie korzystał oraz jakich transakcji i w jakiej skali można się spodziewać. Ta wiedza jest punktem odniesienia dla późniejszego monitorowania.

Przykład: biuro rachunkowe przyjmuje spółkę, która deklaruje lokalną działalność usługową. Jeżeli po kilku miesiącach w dokumentach pojawiają się duże płatności zagraniczne bez związku z tą działalnością, biuro ma podstawę, by poprosić o wyjaśnienia.

Na czym polega bieżące monitorowanie stosunków z klientem?

Bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych obejmuje według ustawy trzy rodzaje działań:

• Analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych, aby upewnić się, że są zgodne z wiedzą o kliencie, rodzaju i zakresie jego działalności oraz ryzyku.
• Badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych klienta, w przypadkach uzasadnionych okolicznościami.
• Zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane. Ocena ryzyka nie może opierać się na nieaktualnych danych.

Rodzaje środków bezpieczeństwa finansowego

Ustawa wymaga stosowania środków w zakresie i z intensywnością uwzględniającymi rozpoznane ryzyko (art. 33 ust. 4). W praktyce wyróżnia się trzy warianty:

Wariant zmienia intensywność, ale nie listę środków. Jeżeli instytucja nie może zastosować któregokolwiek ze środków z art. 34 ust. 1, nie nawiązuje stosunków gospodarczych, nie przeprowadza transakcji okazjonalnej albo rozwiązuje stosunki (art. 41 ust. 1). Wyjątki od pełnego stosowania środków, np. art. 38 dla pieniądza elektronicznego, są wąskie.

Kiedy stosuje się środki bezpieczeństwa finansowego?

Sytuacje, w których trzeba zastosować ŚBF, wskazuje art. 35 ustawy AML. Najważniejsze z nich to:

• nawiązywanie stosunków gospodarczych, niezależnie od kwoty,
• przeprowadzanie transakcji okazjonalnej o równowartości 15 000 euro lub więcej, także jako kilku powiązanych operacji, albo transferu środków pieniężnych przekraczającego równowartość 1000 euro,
• gotówkowa transakcja okazjonalna od 10 000 euro u wskazanych w ustawie podmiotów, np. przedsiębiorców przyjmujących płatności gotówkowe za towary,
• podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, bez względu na kwotę,
• wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności uzyskanych wcześniej danych identyfikacyjnych klienta.

Środki stosuje się również wobec obecnych klientów, np. gdy zmienił się charakter lub okoliczności stosunków gospodarczych. Wszystkie przesłanki, progi i przykłady omawiamy w artykule Kiedy stosujemy środki bezpieczeństwa finansowego.

Środki bezpieczeństwa finansowego a środki ograniczające

Te pojęcia brzmią podobnie, ale dotyczą czego innego. Środki bezpieczeństwa finansowego służą poznaniu klienta i ocenie ryzyka. Szczególne środki ograniczające to sankcje: zamrożenie wartości majątkowych oraz zakaz ich udostępniania osobom i podmiotom wpisanym na listy sankcyjne. Sprawdzenie, czy klient lub jego beneficjent rzeczywisty nie figuruje na takich listach, zwykle wykonuje się przy okazji stosowania ŚBF, ale to odrębny obowiązek. Opisujemy go w artykule o sankcjach i szczególnych środkach ograniczających.

Jak dokumentować środki bezpieczeństwa finansowego?

Instytucja obowiązana dokumentuje zastosowane środki bezpieczeństwa finansowego oraz wyniki bieżącej analizy transakcji (art. 34 ust. 3). Z dokumentacji powinno wynikać:

• jakie dane klienta i beneficjenta rzeczywistego ustalono i na jakiej podstawie je zweryfikowano,
• jaki jest cel i zamierzony charakter współpracy,
• jaką ocenę ryzyka przypisano klientowi i dlaczego,
• jakie czynności wykonano w ramach bieżącego monitorowania i kiedy zaplanowano kolejny przegląd.

Dokumentację przechowuje się przez 5 lat od dnia zakończenia stosunków gospodarczych lub przeprowadzenia transakcji okazjonalnej (art. 49 ust. 1). W razie kontroli to właśnie ona pokazuje, że środki zostały zastosowane w zakresie odpowiednim do ryzyka.

Najczęściej zadawane pytania

Co to są środki bezpieczeństwa finansowego w skrócie?

To działania, które instytucja obowiązana stosuje wobec klienta na podstawie ustawy AML: identyfikacja i weryfikacja klienta, identyfikacja i weryfikacja beneficjenta rzeczywistego, ocena stosunków gospodarczych wraz z ustaleniem ich celu i charakteru oraz bieżące monitorowanie tych stosunków (art. 34 ust. 1).

Kto musi stosować środki bezpieczeństwa finansowego?

Instytucje obowiązane wymienione w art. 2 ust. 1 ustawy AML, m.in. banki, instytucje płatnicze, kantory, biura rachunkowe, doradcy podatkowi, notariusze, pośrednicy w obrocie nieruchomościami i przedsiębiorcy przyjmujący płatności gotówkowe od 10 000 euro.

Czy można pominąć któryś ze środków bezpieczeństwa finansowego?

Co do zasady nie. Można dostosować intensywność środków do ryzyka, ale jeżeli instytucja nie jest w stanie zastosować któregokolwiek z nich, nie nawiązuje stosunków gospodarczych, nie przeprowadza transakcji okazjonalnej albo rozwiązuje stosunki (art. 41 ust. 1).

Czym różnią się uproszczone i wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego?

Uproszczone środki (art. 42) stosuje się przy udokumentowanym niższym ryzyku i polegają na mniejszej intensywności działań. Wzmożone środki (art. 43–46) stosuje się przy wyższym ryzyku oraz w sytuacjach wskazanych w ustawie, np. wobec PEP lub państw trzecich wysokiego ryzyka, i obejmują dodatkowe działania.

Czy środki bezpieczeństwa finansowego to to samo co środki ograniczające?

Nie. Środki bezpieczeństwa finansowego dotyczą poznania klienta i oceny ryzyka. Szczególne środki ograniczające to sankcje, czyli m.in. zamrożenie wartości majątkowych i zakaz ich udostępniania osobom oraz podmiotom z list sankcyjnych. Sprawdzenie list sankcyjnych zwykle wykonuje się przy okazji stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, ale to odrębny obowiązek.

Czy środki bezpieczeństwa finansowego trzeba dokumentować?

Tak. Instytucja obowiązana dokumentuje zastosowane środki i wyniki bieżącej analizy transakcji (art. 34 ust. 3) oraz przechowuje tę dokumentację przez 5 lat od zakończenia stosunków gospodarczych lub przeprowadzenia transakcji okazjonalnej (art. 49).