Kim jest osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne (PEP)

31 PAŹDZIERNIKA 2023

Osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne (PEP) to termin używany w kontekście ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. W Polsce, PEP jest zdefiniowany w Ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu z dnia 1 marca 2018 roku. Termin ten odnosi się do osób pełniących lub pełniących kiedykolwiek istotne funkcje publiczne w kraju lub za granicą.

Lista PEP

Lista PEP (Politically Exposed Persons) obejmuje osoby pełniące ważne funkcje publiczne, za to nie obejmuje ona osób na stanowiskach średniego i niższego szczebla. W ustawie wymieniono takie funkcje i stanowiska:

1. Szefowie państw, szefowie rządów, ministrowie, wiceministrowie i sekretarze stanu.
2. Członkowie parlamentu lub podobnych organów ustawodawczych.
3. Członkowie organów zarządzających partii politycznych.
4. Członkowie najwyższych sądów, trybunałów konstytucyjnych i innych wysokich organów sądowych, których decyzje nie mogą być zaskarżone, z wyjątkiem trybunałów nadzwyczajnych.
5. Członkowie trybunałów obrachunkowych lub zarządów banków centralnych.
6. Ambasadorowie, chargés d'affaires i wyżsi oficerowie sił zbrojnych.
7. Członkowie organów administracyjnych, zarządzających lub nadzorczych państwowych przedsiębiorstw, spółek z udziałem Skarbu Państwa, w których ponad połowa akcji lub udziałów należy do Skarbu Państwa lub innych państwowych osób prawnych.
8. Dyrektorzy, zastępcy dyrektorów i członkowie organów organizacji międzynarodowych lub osoby pełniące równoważne funkcje w tych organizacjach.
9. Dyrektorowie generalni w urzędach naczelnych i centralnych organach państwowych oraz dyrektorowie generalni urzędów wojewódzkich.
10. Inne osoby pełniące funkcje publiczne w organach państwa lub centralnych organach administracji rządowej.

Polska lista PEP

Dodatkowo polski ustawodawca przewidział możliwość wydania rozporządzenia, które określi polską listę takich stanowisk. Minister Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej wydał takie rozporządzenie dnia 27.07.2021 r. Obejmuje ono 215 krajowych stanowiska i funkcje publicznych. Warto zapoznać się z całością listy, za to z praktycznego punktu widzenia istotne jest to, że w ramach tego rozporządzenia jako PEP zostali wskazani też ludzie zajmujący istotne stanowiska w spółkach państwowych lub z udziałem Skarbu Państwa :

• dyrektor, prezes przedsiębiorstwa państwowego lub inne stanowisko równoważne;
• przewodniczący rady nadzorczej przedsiębiorstwa państwowego;
• członek rady nadzorczej przedsiębiorstwa państwowego;
• prezes zarządu spółki z udziałem Skarbu Państwa, w której ponad połowa akcji albo udziałów należy do Skarbu Państwa lub innych państwowych osób prawnych;
• członek zarządu spółki z udziałem Skarbu Państwa, w której ponad połowa akcji albo udziałów należy do Skarbu Państwa lub innych państwowych osób prawnych;
• przewodniczący rady nadzorczej spółki z udziałem Skarbu Państwa, w której ponad połowa akcji albo udziałów należy do Skarbu Państwa lub innych państwowych osób prawnych;
• członek rady nadzorczej spółki z udziałem Skarbu Państwa, w której ponad połowa akcji albo udziałów należy do Skarbu Państwa lub innych państwowych osób prawnych

Warto też dodać, że ustawa w artykule 46 ust. 6 wymaga stosowania tych samych reguł postępowania nie tylko dla PEP, ale także dla członków rodzin PEP oraz osób znanych jako bliscy współpracownicy PEP.

Klienci ze statusem PEP w instytucji obowiązanej

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w artykule 46 zakłada zwiększone ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu związane z osobami na eksponowanych stanowiskach politycznych. Wprowadza też specjalne zasady postępowania wobec tych osób.

Oświadczenie PEP

Pierwszym krokiem dla instytucji obowiązanych jest ustalenie, czy ich klient lub rzeczywisty beneficjent klienta jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne. Wg ustawy aby ustalić, czy klient lub beneficjent rzeczywisty jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, instytucje obowiązane mają obowiązek wdrożenia procedur opartych na analizie ryzyka. W ramach tych procedur mogą również poprosić klienta o złożenie oświadczenia, czy jest taką osobą. Oświadczenie takie musi być spisane na piśmie lub jako dokument i być złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej.

Ustalenie statusu PEP klienta może odbywać się też na podstawie analizy dostępnych komercyjnych baz danych lub innych informacji publicznie dostępnych. Duże instytucje obowiązane często korzystają z takich baz danych. Pomagają one m.in. rozwiązać problem, że osoby posiadające status PEP mogą być tego nieświadome , zwłaszcza jeśli są objęte przepisem art. 46 ust. 6 (członkowie rodziny osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne).

Wzór oświadczeń PEP

Gotowy szablon z danymi klienta do podpisu wygenerujesz w System AML. Udostępniony wzór pozwala również na zebranie oświadczeń PEP od wszystkich beneficjentów rzeczywistych oraz reprezentantów podmiotu.

Baza danych PEP nie jest wystarczająca

Często przy użyciu baz lub list PEP pojawia się szereg problemów. Pierwszym problemem jest to, że takie listy mogą nie być kompletne lub aktualne , co może stanowić problem w przypadku kontroli. Inny problem może się wiązać z jednoznacznym potwierdzeniem, czy dana osoba ma status PEP - przykładowo brak jest danych jak np. data urodzenia, a samo imię i nazwisko nie są unikatowe. W takich sytuacjach instytucja obowiązana musi podjąć inne działania, na przykład skontaktować się z klientem, aby potwierdzić lub zaprzeczyć jego statusowi jako PEP.

Jak postępować w przypadku klientów ze statusem PEP

Ustawa nakłada dodatkowe obowiązki na instytucję obowiązaną mającą relacje gospodarcze z osobą PEP. Oprócz stosowania środków bezpieczeństwa finansowego należy podjąć dodatkowe działania. Ustawa mówi, że należy:

1. Uzyskać zgodę wyższego szczebla kierownictwa na nawiązanie lub kontynuację relacji gospodarczych z osobą PEP.
2. Zastosować odpowiednie środki w celu ustalenia źródła majątku klienta i źródła pochodzenia wartości majątkowych , które są dostępne dla klienta w ramach relacji gospodarczych lub transakcji.
3. Wzmocnić stosowanie środka bezpieczeństwa finansowego, o którym mowa w art. 34 ust. 1 pkt 4 ustawy (bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta, w tym badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta).

Zgoda kierownictwa na nawiązanie relacji

Pierwsze z omawianych działań to uzyskanie akceptacji kadry kierowniczej wyższego szczebla przed nawiązaniem lub kontynuacją relacji gospodarczych z osobą PEP. Według definicji prawnej, kadra kierownicza wyższego szczebla oznacza członka zarządu, dyrektora lub pracownika instytucji obowiązanej, który posiada wiedzę z zakresu ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu związanego z działalnością instytucji i podejmuje decyzje mające wpływ na to ryzyko.

Zgoda może być udzielona np. przez tzw. MLRO (money laundering reporting officer) lub innego wyznaczonego pracownika instytucji obowiązanej, pod warunkiem spełnienia przez niego kryterium posiadania odpowiedniej wiedzy. Ze względu na potrzebę oddzielenia funkcji kontrolnych od wykonawczych, zaleca się, aby zgody nie udzielała osoba odpowiedzialna za sprzedaż produktów , czyli za nawiązywanie tych relacji. Osoba wydająca zgody powinna przejrzeć zebrane dokumenty i świadomie podjąć decyzję o akceptacji ryzyka związanego z daną relacją oraz sposobach zarządzania tym ryzykiem.

Źródło pochodzenia środków

Drugim działaniem wymaganym przez ustawę jest, aby w przypadku relacji z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne ustalić źródła majątku klienta oraz źródła pochodzenia wartości majątkowych, które są dostępne dla klienta w ramach relacji gospodarczych lub transakcji. Przy czym nie ma obowiązku weryfikacji źródła pochodzenia majątku lub wartości majątkowych osoby PEP. Często jedynym sposobem ustalenia źródła majątku osoby PEP jest otrzymanie oświadczenia , którego treść faktycznie może być zweryfikowana. Źródła podają, że brak bezpośrednio określonego obowiązku weryfikacji oznacza, że nie ma podstaw do pozyskiwania tych danych bezpośrednio od klienta. Chodzi tu np. o dokumentację w postaci aktów notarialnych lub historii transakcji na rachunkach w innych instytucjach.

Wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego

Ostatnim działaniem, które jest wymagane przez przepisy prawne w przypadku klienta będącego osobą PEP, jest zintensyfikowanie stosowania środka bezpieczeństwa finansowego, o którym mowa w art. 34 ust. 1 pkt 4 ustawy, czyli bieżącego monitorowanie stosunków gospodarczych klienta.

Zintensyfikowanie to polega na częstszym analizowaniu transakcji tego klienta lub zastosowaniu innych reguł i progów analizy. Samo podwyższone ryzyko wynikające z takiej relacji jest uzasadnieniem dla większej analizy transakcji tej konkretnej grupy klientów. Dlatego, jeśli klienci o statusie PEP podlegają regułom monitorowania transakcji dla klientów o wysokim ryzyku , można uznać to za wystarczające spełnienie opisywanego warunku ustawowego.

Jak już było wspomniane ustawa w artykule 46 ust. 6 wymaga stosowania tych samych reguł postępowania nie tylko dla PEP, ale także dla członków rodziny PEP oraz osób znanych jako bliscy współpracownicy PEP.