AML dla pośredników nieruchomości w 2026 r. Obowiązki w praktyce

Pośrednik w obrocie nieruchomościami co do zasady jest instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy AML. Sprawdź, kiedy biuro nieruchomości podlega przepisom, jakie ma obowiązki w zakresie oceny ryzyka, KYC, CRBR, PEP i GIIF oraz jak uporządkować te procesy w praktyce.

Pośrednik w obrocie nieruchomościami co do zasady jest instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy AML. Oznacza to obowiązek prowadzenia oceny ryzyka, stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, ustalania beneficjenta rzeczywistego, monitorowania relacji z klientem i zgłaszania podejrzeń do GIIF, gdy wymagają tego okoliczności.

W tym artykule wyjaśniamy, kiedy biuro nieruchomości podlega obowiązkom AML, jakie działania trzeba wykonywać w praktyce i jak uporządkować proces tak, aby był spójny z ustawą i gotowy do okazania podczas kontroli.

Kiedy pośrednik nieruchomości podlega AML?

Zgodnie z ustawą AML instytucją obowiązaną jest pośrednik w obrocie nieruchomościami. Wyłączenie dotyczy wyłącznie czynności najmu lub dzierżawy nieruchomości, gdy miesięczny czynsz jest mniejszy niż równowartość 10 000 euro.

W praktyce oznacza to, że przy sprzedaży nieruchomości oraz przy najmie lub dzierżawie od tego progu wzwyż obowiązki AML należy stosować niezależnie od skali działalności czy formy prawnej biura.

Ocena ryzyka AML to obowiązkowy dokument

Każdy pośrednik objęty ustawą powinien identyfikować i oceniać ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane ze swoją działalnością. Ocena ryzyka musi być sporządzona w formie papierowej albo elektronicznej, być proporcjonalna do charakteru i wielkości działalności oraz aktualizowana nie rzadziej niż co 2 lata, a także przy istotnych zmianach modelu działania.

Oceny ryzyka nie wysyła się automatycznie do GIIF, ale trzeba ją przekazać na żądanie organu. W dokumencie warto opisać przede wszystkim typy klientów, obszary geograficzne, rodzaje obsługiwanych transakcji, sposób kontaktu z klientem oraz czynniki podwyższonego ryzyka, które realnie występują w działalności biura.

Wewnętrzna procedura AML

Pośrednik nieruchomości powinien posiadać wewnętrzną procedurę AML dostosowaną do skali i charakteru działalności. Procedura powinna opisywać, jak w praktyce realizowane są obowiązki wynikające z ustawy, kto za nie odpowiada oraz jak dokumentowane są poszczególne działania.

W procedurze warto uwzględnić w szczególności:

• zasady identyfikacji i weryfikacji klientów,
• sposób ustalania beneficjenta rzeczywistego,
• ocenę ryzyka klienta i transakcji,
• zasady monitorowania relacji z klientem,
• tryb zgłaszania transakcji podejrzanych do GIIF,
• zasady przechowywania dokumentacji,
• podział odpowiedzialności,
• zasady szkoleń i kontroli wewnętrznej.

Warto pamiętać także o procedurze anonimowego zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów AML przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz firmy.

Identyfikacja klienta i KYC

Środki bezpieczeństwa finansowego stosuje się przede wszystkim przy nawiązywaniu relacji z klientem, na przykład przy podpisaniu umowy pośrednictwa. Obowiązek ten powstaje również przy transakcji okazjonalnej o równowartości co najmniej 15 000 euro, w razie podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu oraz wtedy, gdy pojawiają się wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności danych klienta.

W praktyce oznacza to konieczność identyfikacji klienta, weryfikacji jego tożsamości na podstawie wiarygodnych źródeł, ustalenia celu i charakteru relacji oraz dopasowania poziomu środków bezpieczeństwa finansowego do poziomu ryzyka.

Beneficjent rzeczywisty i CRBR

Jeżeli klientem jest spółka albo inna jednostka organizacyjna, trzeba ustalić beneficjenta rzeczywistego i podjąć uzasadnione czynności w celu jego weryfikacji. Dane z CRBR są istotnym źródłem informacji, ale nie można opierać się wyłącznie na wpisie w rejestrze.

W praktyce oznacza to, że informacje z CRBR należy porównać z innymi dostępnymi danymi o kliencie, strukturze właścicielskiej i sposobie sprawowania kontroli. Tylko wtedy ustalenie beneficjenta rzeczywistego będzie odpowiednio udokumentowane.

PEP i listy sankcyjne

W ramach oceny ryzyka należy sprawdzić, czy klient albo beneficjent rzeczywisty jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, czyli PEP, albo osobą objętą sankcjami krajowymi lub międzynarodowymi.

Jeżeli pojawi się taki status, trzeba zastosować wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego. W zależności od przypadku może to oznaczać konieczność ustalenia źródła majątku lub źródła środków, uzyskania akceptacji kadry kierowniczej i prowadzenia wzmożonego monitorowania relacji.

Monitorowanie relacji i zgłaszanie podejrzeń do GIIF

Obowiązki AML nie kończą się po jednorazowej weryfikacji klienta. Ustawa wymaga bieżącego monitorowania relacji, tak aby działania klienta i okoliczności transakcji były zgodne z wiedzą o jego profilu i poziomie ryzyka.

Jeżeli pojawi się uzasadnione podejrzenie, że określone środki lub transakcja mogą mieć związek z praniem pieniędzy albo finansowaniem terroryzmu, zawiadomienie do GIIF składa się niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 dni roboczych od potwierdzenia podejrzenia.

Po przekazaniu informacji obowiązuje zakaz ujawniania klientowi faktu zgłoszenia lub prowadzonej analizy. Jeżeli nie da się zastosować wymaganych środków bezpieczeństwa finansowego, instytucja obowiązana nie powinna nawiązywać relacji albo nie powinna przeprowadzać transakcji okazjonalnej.

Warto też doprecyzować często mylony punkt: pośrednicy w obrocie nieruchomościami są wyłączeni z obowiązku automatycznego raportowania transakcji ponadprogowych. Nie zwalnia ich to jednak z obowiązku zgłaszania transakcji podejrzanych.

Przechowywanie dokumentacji i szkolenia AML

Dokumenty związane z realizacją obowiązków AML, w tym dane identyfikacyjne klienta, informacje zebrane przy stosowaniu środków bezpieczeństwa finansowego oraz dokumentacja transakcji, przechowuje się co do zasady przez 5 lat od zakończenia relacji z klientem albo od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej.

Osoby wykonujące obowiązki AML powinny regularnie uczestniczyć w szkoleniach dostosowanych do profilu działalności biura. W praktyce oznacza to, że wiedza z zakresu AML nie może pozostawać wyłącznie w procedurze, ale powinna być rzeczywiście stosowana w codziennej pracy.

Jak SystemAML wspiera pośredników nieruchomości

Realizacja obowiązków AML w biurze nieruchomości wymaga konsekwencji, porządku i dobrej dokumentacji. SystemAML pomaga uporządkować te działania w jednym miejscu, tak aby łatwiej było zachować spójność między procedurą AML a rzeczywistymi czynnościami wykonywanymi wobec klienta.

Z perspektywy biura nieruchomości szczególnie ważne są:

• gromadzenie danych klienta,
• dokumentowanie oceny ryzyka,
• weryfikacja PEP i list sankcyjnych,
• wsparcie przy ustalaniu beneficjenta rzeczywistego,
• uporządkowanie dokumentacji potrzebnej przy kontroli.

SystemAML nie zastępuje decyzji instytucji obowiązanej ani odpowiedzialności prawnej biura. Pomaga natomiast uporządkować dane, historię weryfikacji i dokumenty, które trzeba mieć pod ręką przy kontroli albo przy analizie konkretnej relacji z klientem.

Chcesz uporządkować AML w biurze nieruchomości? Zobacz, jak SystemAML wspiera pośredników nieruchomości w praktyce i jak pomaga uporządkować ocenę ryzyka, weryfikację klientów oraz dokumentację AML. Umów demo SystemAML

Najczęściej zadawane pytania dotyczące AML dla pośredników nieruchomości

Czy każdy pośrednik nieruchomości musi stosować AML?

Nie. Wyłączenie dotyczy wyłącznie czynności najmu lub dzierżawy, gdy miesięczny czynsz jest mniejszy niż równowartość 10 000 euro. Przy sprzedaży nieruchomości oraz przy najmie lub dzierżawie od tego progu wzwyż obowiązki AML co do zasady mają zastosowanie.

Kiedy trzeba zastosować środki bezpieczeństwa finansowego?

Przede wszystkim przy nawiązywaniu relacji z klientem, przy transakcji okazjonalnej o wartości co najmniej 15 000 euro, przy podejrzeniu prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu oraz wtedy, gdy są wątpliwości co do danych klienta.

Czy wystarczy sprawdzić beneficjenta rzeczywistego w CRBR?

Nie. CRBR jest ważnym źródłem informacji, ale nie można opierać się wyłącznie na danych z rejestru. Instytucja obowiązana powinna podjąć własne, uzasadnione czynności weryfikacyjne.

Czy pośrednik nieruchomości raportuje każdą transakcję powyżej 15 000 euro?

Nie. Pośrednik nieruchomości jest wyłączony z obowiązku automatycznego raportowania transakcji ponadprogowych, ale nadal ma obowiązek zgłaszania transakcji podejrzanych.

Co zrobić, gdy nie da się zweryfikować klienta?

W takiej sytuacji nie należy nawiązywać relacji albo nie należy przeprowadzać transakcji okazjonalnej. Brak możliwości zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego blokuje dalsze działanie.

Jak długo trzeba przechowywać dokumentację AML?

Co do zasady przez 5 lat od zakończenia relacji z klientem albo od przeprowadzenia transakcji okazjonalnej.