Uproszczone środki bezpieczeństwa finansowego - kiedy je stosować i jak je udokumentować?

Stan prawny: 1 listopada 2026 r.

Uproszczone środki bezpieczeństwa finansowego pozwalają ograniczyć pracę przy obsłudze klientów, z którymi wiąże się niższe ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. Warunkiem jest jednak wcześniejsza, udokumentowana ocena tego ryzyka. Instytucja obowiązana musi wiedzieć, dlaczego stosuje uproszczenia, czego dokładnie one dotyczą i po czym rozpozna, że przestały być uzasadnione.

To istotna możliwość dla biur rachunkowych, kancelarii, pośredników nieruchomości i innych instytucji obowiązanych. Powtarzanie tak samo rozbudowanej weryfikacji wobec każdego klienta pochłania czas, który można przeznaczyć na analizę przypadków rzeczywiście wymagających uwagi. Prawidłowe uproszczenie powinno zmniejszać nakład pracy przy zachowaniu skuteczności kontroli.

W praktyce potrzebne są trzy powiązane elementy: informacje o kliencie, uzasadnienie niższego ryzyka i zapis wykonanych czynności. W ich uporządkowaniu pomaga SystemAML, który umożliwia prowadzenie ocen ryzyka z uzasadnieniem i historią zmian oraz gromadzenie wyników weryfikacji w jednym miejscu.¹

Czym są uproszczone środki bezpieczeństwa finansowego?

Podstawą ich stosowania jest art. 42 ust. 1 ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Przepis pozwala zastosować uproszczone środki wtedy, gdy indywidualna ocena ryzyka, o której mowa w art. 33 ust. 2, potwierdziła niższe ryzyko.²

Uproszczenie polega na dostosowaniu zakresu lub intensywności środków bezpieczeństwa finansowego do rozpoznanego ryzyka. Nie jest ogólnym zwolnieniem z obowiązków AML. Ustawowa podstawa jest tutaj dwuczłonowa: art. 33 ust. 4 nakazuje uwzględniać ryzyko przy doborze zakresu i intensywności środków, natomiast art. 42 dopuszcza ich uproszczoną postać przy potwierdzonym niższym ryzyku.²

W anglojęzycznych materiałach stosuje się określenie simplified due diligence, w skrócie SDD. W polskiej praktyce spotyka się też podział na środki uproszczone, standardowe i wzmożone. Określenie „standardowe” opisuje zwykły zakres czynności; ustawa nie zawiera jednej, identycznej dla wszystkich instytucji listy dokumentów, którą należy zebrać w każdym przypadku.

Nie ma również obowiązku stosowania uproszczeń tylko dlatego, że ocena wykazała niższe ryzyko. Art. 42 daje taką możliwość. Jeśli instytucja chce z niej korzystać, powinna opisać zasady w procedurze AML i umieć wykazać adekwatność przyjętego rozwiązania.

Trzeba rozdzielić dwa pytania: czy powstał obowiązek zastosowania środków oraz jak intensywnie należy je stosować. Progi kwotowe dotyczące określonych transakcji okazjonalnych nie są progami uprawniającymi do uproszczeń. Nawiązanie stosunków gospodarczych jest odrębną przesłanką z art. 35 ust. 1 pkt 1, bez ogólnego minimalnego progu wartości. Dlatego niewielkie wynagrodzenie za stałą obsługę klienta nie usuwa obowiązku jego weryfikacji.²

Najpierw ocena ryzyka konkretnej relacji

Do zastosowania uproszczeń nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że firma obsługuje spokojną branżę albo głównie krajowych klientów. GIIF w komunikacie nr 36 rozróżnia ogólną ocenę ryzyka związanego z działalnością instytucji oraz indywidualną ocenę ryzyka konkretnego stosunku gospodarczego lub transakcji okazjonalnej. Przy ocenie konkretnej relacji należy wykorzystywać informacje i wnioski z ogólnej oceny ryzyka instytucji, ale nie zastępują one indywidualnej analizy.³

Indywidualna ocena może wykorzystywać ustalenia opisane w ogólnej ocenie ryzyka instytucji i procedurze AML, bez powtarzania tej samej analizy. W dokumentacji klienta należy wskazać, które ustalenia mają zastosowanie do danej relacji, oraz uwzględnić okoliczności wymagające odrębnej oceny.

Sporządzenie oceny ryzyka konkretnego klienta samo w sobie nie oznacza potrzeby zmiany ogólnej oceny ryzyka instytucji. Jeżeli jednak ustalenia z ocen indywidualnych ujawniają nowe ryzyka lub wskazują, że dotychczasowe założenia nie odpowiadają praktyce działalności, należy uwzględnić je przy aktualizacji oceny ogólnej.³

Praktyczny wniosek jest prosty: niższe ryzyko musi wynikać z informacji, którymi instytucja rzeczywiście dysponuje. Brak wiedzy o kliencie nie jest dowodem niskiego ryzyka. Podobnie brak dotychczasowych problemów nie wystarczy, jeśli nikt nie sprawdzał, czy zachowanie klienta odpowiada ustalonemu profilowi.

Jakie okoliczności mogą świadczyć o niższym ryzyku?

Art. 42 ust. 2 zawiera otwarty katalog takich okoliczności. Wskazuje czynniki dotyczące klienta, produktu oraz powiązań geograficznych. Są to przesłanki do analizy, a nie automatyczne zezwolenia na uproszczenie.²

Rodzaj klienta

Ustawa wymienia m.in. jednostki sektora finansów publicznych, przedsiębiorstwa państwowe oraz spółki z większościowym udziałem Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub ich związków. Uwzględnia także określone spółki, których papiery wartościowe są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym i które podlegają odpowiednim wymogom ujawniania informacji, oraz spółki z ich większościowym udziałem.²

Znaczenie mogą mieć przejrzystość organizacji, publiczna dostępność danych i otoczenie regulacyjne. Nadal należy jednak ocenić konkretną relację: jej cel, reprezentację klienta, sposób działania i ewentualne okoliczności nietypowe.

Produkty i usługi

W katalogu znalazły się m.in. umowy ubezpieczenia ze składką roczną nieprzekraczającą równowartości 1500 euro lub jednorazową nieprzekraczającą 3500 euro. Przy umowach grupowych wartości te odnosi się do każdego ubezpieczonego. Ustawa wskazuje też określone produkty emerytalne oraz produkty i usługi, których konstrukcja ogranicza ryzyko, w tym służące zapewnieniu odpowiednio zdefiniowanego i ograniczonego dostępu do systemu finansowego.²

Te rozwiązania mają znaczenie sektorowe. Limit składki ubezpieczeniowej nie staje się przez analogię limitem bezpiecznej transakcji w kantorze ani limitem wynagrodzenia biura rachunkowego.

Powiązania geograficzne

Ustawa uwzględnia rezydencję klienta w państwie członkowskim oraz powiązanie relacji lub transakcji z takim państwem. Wymienia również określone państwa trzecie, których niski poziom korupcji, przestępczości lub odpowiednie standardy AML potwierdzają wiarygodne źródła.²

Polska siedziba klienta może być jednym z czynników niższego ryzyka. Nie rozstrzyga całej oceny. Polska spółka może mieć nieprzejrzystą strukturę kontroli, działać w obszarze podwyższonego ryzyka lub uczestniczyć w transakcjach pozbawionych zrozumiałego celu gospodarczego.

Ponieważ katalog jest otwarty, można uwzględniać także inne uzasadnione okoliczności, np. prostą i potwierdzoną strukturę własności czy przewidywalny model współpracy. Trzeba jednak wyjaśnić ich znaczenie dla ryzyka konkretnej usługi. Niska wartość pojedynczej operacji sama nie przesądza o niższym ryzyku całej relacji.

Co można uprościć w praktyce?

Polska ustawa nie zawiera uniwersalnego „pakietu uproszczonego”. Konkretne rozwiązanie trzeba oprzeć na ocenie ryzyka, właściwych przepisach i procedurze instytucji.

Pomocne są punkty 4.40–4.44 wytycznych EBA/GL/2021/02 dotyczących czynników ryzyka. EBA wskazuje m.in. możliwość korzystania z mniejszej liczby wiarygodnych źródeł, ograniczania dodatkowych informacji o celu relacji oraz dostosowania częstotliwości aktualizacji danych i intensywności monitorowania. Wytyczne dotyczą instytucji kredytowych i finansowych; dla innych branż stanowią użyteczny punkt odniesienia, z uwzględnieniem polskiego prawa.⁴

Źródło: opracowanie na podstawie wytycznych EBA, pkt 4.40–4.44, oraz art. 33–37 ustawy AML.²⁴

Przykładowo instytucja może uznać, że potwierdzenie określonych danych w aktualnym, wiarygodnym rejestrze wystarcza i nie ma uzasadnienia dla żądania kolejnego dokumentu zawierającego te same informacje. Jeżeli pojawi się rozbieżność, argument za ograniczeniem weryfikacji przestaje działać.

Trzeba też odróżnić ustawowe obowiązki od formalności dodanych przez samą instytucję. Art. 36 określa dane wymagane przy identyfikacji. Uproszczenie nie daje swobody pomijania tych danych. Z kolei art. 34 ust. 4 dopuszcza sporządzanie kopii dokumentów tożsamości, ale sam w sobie nie ustanawia obowiązku kopiowania każdego dowodu osobistego.²

Podobnie badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych w ramach art. 34 ust. 1 pkt 4 lit. b jest wymagane w przypadkach uzasadnionych okolicznościami. Brak potrzeby żądania szczegółowej dokumentacji majątkowej od każdego klienta nie musi więc wynikać z zastosowania art. 42. Może wynikać już z prawidłowego odczytania zakresu zwykłego obowiązku. Jeżeli okoliczności uzasadniają takie badanie lub wymagają go przepisy szczególne, wcześniejsza klasyfikacja niższego ryzyka nie pozwala go pominąć.²

Czego uproszczenie nie znosi?

W zakresie właściwym dla danego klienta i relacji pozostają obowiązki identyfikacji i weryfikacji klienta, ustalenia beneficjenta rzeczywistego i podjęcia uzasadnionych czynności weryfikacyjnych, oceny relacji oraz jej bieżącego monitorowania. Należy również zidentyfikować osobę działającą w imieniu klienta i zweryfikować jej tożsamość oraz umocowanie.²

CRBR pozostaje źródłem wymagającym oceny

Art. 37 ust. 3 wprost zakazuje polegania wyłącznie na informacjach z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) lub odpowiednich rejestrów innych państw członkowskich przy stosowaniu środka dotyczącego beneficjenta rzeczywistego. Uproszczone środki nie uchylają tego zakazu.²

W przypadku prostej spółki z o.o. praktyczna analiza może obejmować porównanie informacji z CRBR z dokumentami dotyczącymi własności i kontroli oraz informacjami od klienta. Rozbieżności między informacjami z CRBR a ustaleniami instytucji dotyczącymi beneficjenta rzeczywistego należy odnotować i podjąć czynności w celu wyjaśnienia ich przyczyn. Po potwierdzeniu rozbieżności instytucja ma obowiązek przekazać organowi właściwemu w sprawach CRBR zweryfikowaną informację wraz z uzasadnieniem i dokumentacją (art. 61a ust. 1–2). Pobranie danych z rejestru ułatwia pracę, ale nie stanowi samoistnego potwierdzenia prawidłowości wszystkich informacji.²

Niskie ryzyko AML nie uchyla sankcji

Odrębną kwestią są obowiązki sankcyjne. Uznanie relacji za relację niższego ryzyka nie wyłącza zakazów udostępniania środków lub zasobów gospodarczych osobom i podmiotom objętym sankcjami. Ocena może wymagać uwzględnienia również własności i kontroli, a nie tylko zgodności nazwy klienta z nazwą na liście. GIIF przypomina o tych obowiązkach m.in. w komunikacie nr 114.⁵

Uproszczenie nie jest swobodą odroczenia weryfikacji

Zasadą wynikającą z art. 39 ust. 1 jest weryfikacja tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego przed nawiązaniem stosunków gospodarczych lub transakcją okazjonalną. Art. 39 ust. 2 przewiduje zakończenie weryfikacji podczas nawiązywania relacji, gdy jest to konieczne dla ciągłości działalności i występuje niskie ryzyko. Weryfikację należy wtedy przeprowadzić w możliwie krótkim terminie.²

Sama etykieta „uproszczone środki” nie uprawnia zatem do przesuwania identyfikacji lub weryfikacji na dowolny późniejszy moment.

Kiedy nie wolno stosować uproszczonych środków?

Art. 42 ust. 3 wyklucza uproszczenia w dwóch przypadkach wskazanych w art. 35 ust. 1 pkt 5 i 6: podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu oraz wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności dotychczas uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta.²

Ponadto uproszczenia nie mogą zastępować wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego wymaganych przez ustawę. Dotyczy to wyższego ryzyka oraz przypadków określonych w art. 44–46, m.in. relacji objętych przepisami o państwach trzecich wysokiego ryzyka, określonych relacji korespondenckich i przypadków związanych ze statusem PEP. Należy przy tym uwzględniać szczegółowy zakres oraz wyjątki właściwych przepisów.²⁶

W procedurze warto odrębnie potraktować przesłanki bezwzględnie wyłączające uproszczenia. Nie powinny one „znikać” w średniej punktowej tylko dlatego, że inne odpowiedzi w kwestionariuszu obniżają wynik ryzyka.

Praktyczne sygnały wymagające ponownej analizy to m.in. niewyjaśniona zmiana właściciela, niespójne informacje o kontroli nad spółką, nietypowe płatności od osób trzecich lub operacje wyraźnie odbiegające od profilu działalności. Sam sygnał nie zawsze przesądza o podejrzeniu, ale wymaga wyjaśnienia i oceny wpływu na dotychczasowe uproszczenia.

Jeżeli nie można zastosować jednego ze środków bezpieczeństwa finansowego z art. 34 ust. 1, instytucja musi wykonać właściwe dla danej sytuacji obowiązki z art. 41 ust. 1: nie nawiązywać stosunków gospodarczych, nie przeprowadzać transakcji okazjonalnej lub transakcji za pośrednictwem rachunku bankowego albo rozwiązać stosunki gospodarcze. Obowiązki te nie są uznaniowe; należy podjąć wszystkie działania z tego katalogu, które znajdują zastosowanie w danej sytuacji, z uwzględnieniem wyjątku z art. 41 ust. 3 dotyczącego określonych czynności pomocy prawnej. Odrębnie instytucja ocenia, czy niemożność zastosowania środków stanowi podstawę zawiadomienia GIIF (art. 41 ust. 2). Nie można zastąpić brakującej weryfikacji decyzją o zastosowaniu uproszczeń.²⁷

Jak udokumentować decyzję o uproszczeniu?

Art. 33 ust. 3 wymaga dokumentowania ryzyka i jego oceny, a art. 34 ust. 3 dokumentowania zastosowanych środków i wyników bieżącej analizy transakcji. Instytucja powinna móc wykazać, że działania odpowiadały rozpoznanemu ryzyku.²

Praktyczna karta decyzji powinna odpowiadać na następujące pytania:

1. Czego dotyczy ocena? Kto jest klientem i jaki jest przedmiot relacji lub transakcji?
2. Jakie informacje sprawdzono? Jakie źródła, dokumenty i wyjaśnienia wykorzystano oraz kiedy?
3. Dlaczego ryzyko jest niższe? Jakie okoliczności przemawiają za taką oceną i jak odniesiono się do czynników podwyższających ryzyko?
4. Co konkretnie uproszczono? Jak zmieniono zakres dokumentów, przeglądów lub monitorowania?
5. Dlaczego wybrane działania wystarczają? Jak instytucja nadal potwierdzi wymagane informacje i wykryje odstępstwa?
6. Kiedy wrócić do oceny? Jaki termin przeglądu oraz jakie zdarzenia powodują wcześniejszą analizę?
7. Kto podjął decyzję? Kto i kiedy przeprowadził ocenę oraz zatwierdził ją, jeżeli wymaga tego procedura?

To proponowany sposób organizacji dokumentacji, nie odrębny ustawowy formularz. Zakres zapisu powinien odpowiadać charakterowi sprawy. W prostej relacji krótkie, konkretne uzasadnienie bywa użyteczniejsze niż kilka stron ogólnych sformułowań.

Przykładowe uzasadnienie dla biura rachunkowego

Poniższy przykład jest fikcyjny. Pokazuje sposób rozumowania i wymaga dostosowania do rzeczywistych ustaleń.

Klientem jest polska spółka z o.o. świadcząca lokalne usługi informatyczne. Dwaj wspólnicy będący osobami fizycznymi posiadają po 50% udziałów. Strukturę własności i kontroli potwierdzono na podstawie aktualnych danych rejestrowych, dokumentów dotyczących udziałów oraz wyjaśnień klienta; informacje zestawiono z CRBR. Ustalono osoby działające w imieniu spółki i ich umocowanie. Przeprowadzona weryfikacja nie wskazała statusu PEP ani powiązań sankcyjnych istotnych dla oceny. Zakres współpracy obejmuje prowadzenie ksiąg, bez wykonywania płatności w imieniu klienta. Oczekiwany profil rozliczeń opisano w karcie klienta.

Niższe ryzyko uzasadniają łącznie: przejrzysta i potwierdzona struktura kontroli, lokalny charakter działalności, zrozumiały cel współpracy oraz brak zidentyfikowanych okoliczności podwyższających ryzyko. Procedura biura przewiduje dla relacji o standardowym ryzyku pełny przegląd danych i oceny ryzyka co sześć miesięcy. Dla tego klienta, zgodnie z zasadami uproszczonych środków opisanymi w procedurze, ustalono przegląd co 12 miesięcy. Rzadszy przegląd planowy uzasadniają rozpoznane niższe ryzyko oraz dostęp biura do bieżącej dokumentacji księgowej, umożliwiający wychwytywanie zmian w działalności i rozliczeniach klienta.

Bieżąca analiza dokumentów księgowych i odstępstw od profilu klienta jest kontynuowana. Zmiana właścicieli, działalności, krajów rozliczeń lub pojawienie się nietypowych operacji uruchamia wcześniejszą analizę, bez czekania na termin przeglądu planowego. Nowe dane i dokumenty aktualizuje się na bieżąco po ich uzyskaniu; ocenia się również ich wpływ na ryzyko i zasadność dalszych uproszczeń.

Terminy sześciu i 12 miesięcy są wyłącznie założeniami przykładu. Ustawa nie ustanawia jednego harmonogramu przeglądów dla wszystkich klientów niższego ryzyka. Częstotliwość trzeba uzasadnić profilem działalności i relacji.

W tym przykładzie uproszczenie dotyczy częstotliwości pełnego przeglądu planowego, przy zachowaniu bieżącej aktualizacji informacji i monitorowania. Sama rezygnacja z ankiety powtarzającej dane już zebrane w umowie lub karcie klienta nie przesądza o zastosowaniu uproszczonych środków — może być zwykłym usunięciem zbędnej formalności.

Jak często aktualizować ocenę i dane klienta?

W procedurze warto połączyć przeglądy planowe z analizą uruchamianą przez konkretne zdarzenia. Do takich zdarzeń należą przede wszystkim zmiany danych klienta lub beneficjenta rzeczywistego, charakteru współpracy i okoliczności relacji. Art. 35 ust. 2 wskazuje je jako sytuacje wymagające ponownego stosowania środków z uwzględnieniem ryzyka.²

GIIF w komunikacie nr 45 zwraca uwagę, że nowych informacji nie można jedynie odkładać do bazy. Trzeba analizować ich wpływ na ocenę ryzyka i odpowiednio dostosowywać środki. Sam fakt zapisania dokumentu nie dowodzi, że informacja została wykorzystana.⁷

Należy przy tym rozróżnić ogólną ocenę ryzyka instytucji, aktualizowaną w razie potrzeby, nie rzadziej niż co dwa lata na podstawie art. 27 ust. 3, oraz ocenę konkretnej relacji. Dwuletni termin nie jest uniwersalnym terminem ważności weryfikacji klienta.²³

AMLR, stosowane co do zasady od 10 lipca 2027 r., wprowadzi maksymalne odstępy między aktualizacjami informacji o kliencie zależne od ryzyka. Opisujemy je w części o zmianach od 2027 roku.⁸

Przykłady branżowe

Biuro rachunkowe

Biuro rachunkowe objęte obowiązkami AML ma zwykle stały dostęp do informacji o działalności i rozliczeniach klienta. Może to pomagać w ocenie przewidywalności relacji, ale stwarza też możliwość szybkiego zauważenia zmian.

GIIF w komunikacie nr 114, adresowanym m.in. do podmiotów usługowo prowadzących księgi rachunkowe, podkreśla potrzebę zbudowania profilu klienta, porównywania z nim jego aktywności oraz dokumentowania analiz. Samo przyjęcie dokumentów do księgowania nie wyczerpuje tych czynności.⁵

Praktycznym rozwiązaniem jest powiązanie przeglądu AML z obsługą klienta: osoba zauważająca zmianę wspólników, nowy kierunek rozliczeń albo nietypową operację powinna wiedzieć, komu przekazać informację i gdzie zapisać wynik analizy. Dzięki temu niższe ryzyko pozostaje oceną opartą na bieżącej wiedzy.

Pośrednik nieruchomości

Przy wykonywaniu obowiązków AML przez pośrednika nieruchomości trzeba uwzględnić okoliczności konkretnej transakcji. Nawet długo znany klient może pojawić się z operacją, której sposób finansowania lub struktura różnią się od dotychczasowych ustaleń.

Przykładowo zakup lokalu przez przejrzystą spółkę na własne potrzeby i zakup z finansowaniem pochodzącym od kilku niepowiązanych podmiotów wymagają odrębnej oceny. W drugim przypadku trzeba wyjaśnić rolę finansujących i gospodarcze uzasadnienie konstrukcji. Dobra historia współpracy nie zastępuje tej analizy.

Nie ma podstaw do przyjęcia reguły, że wszyscy lokalni klienci pośrednika korzystają z uproszczeń. Uzasadnienie musi uwzględniać również transakcję, w której instytucja uczestniczy.

Pośrednik ubezpieczeń na życie

Poniższy fikcyjny przykład dotyczy pośrednika ubezpieczeniowego objętego obowiązkami AML. Klient zawiera prostą polisę ochronną na życie ze składką 1200 euro rocznie, bez części inwestycyjnej. Składka mieści się w limicie 1500 euro wskazanym w art. 42 ust. 2 pkt 2 jako okoliczność mogąca świadczyć o niższym ryzyku. Pośrednik uwzględnia tę cechę produktu w ocenie konkretnej relacji.²

Klient jest identyfikowany podczas osobistego spotkania, a składkę opłaca ze swojego rachunku. Zebrane informacje są spójne z deklarowanym celem ochrony ubezpieczeniowej; nie ujawniono okoliczności wymagających wzmożonych środków ani wykluczających uproszczenia. Po udokumentowaniu niższego ryzyka pośrednik korzysta z możliwości przewidzianej w swojej procedurze: weryfikuje tożsamość na podstawie jednego aktualnego, wiarygodnego dokumentu tożsamości, bez dodatkowego potwierdzenia z drugiego niezależnego źródła, wymaganego przez tę procedurę dla relacji o standardowym ryzyku. Taki zakres uproszczenia odpowiada przykładowi wskazanemu w pkt 4.41 lit. b wytycznych EBA.⁴

W dokumentacji zapisuje, dlaczego wybrany sposób weryfikacji jest wystarczający. Zmiana sposobu opłacania składki, pojawienie się płatności od niepowiązanej osoby trzeciej lub niespójnych informacji powoduje ponowną analizę. Sama składka poniżej limitu nie wystarcza do zastosowania uproszczeń i nie pozwala utrzymać ich mimo ujawnienia okoliczności, które je wykluczają.²

Co zmieni unijne rozporządzenie AML od 2027 roku?

Rozporządzenie (UE) 2024/1624, określane jako AMLR, będzie co do zasady stosowane od 10 lipca 2027 r. Dla wskazanych w nim klubów i agentów piłkarskich przewidziano późniejszy termin. Na dzień opracowania artykułu nie należy przenosić jego przyszłych rozwiązań do praktyki jako już stosowanych zasad.⁸

Art. 33 AMLR wyraźnie wymienia m.in. rzadszą aktualizację danych, ograniczenie informacji o celu relacji oraz mniejszą częstotliwość lub intensywność kontroli transakcji. Przewiduje także możliwość odroczenia weryfikacji tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego, przy spełnieniu warunków, maksymalnie o 60 dni od nawiązania relacji. Wymaga odpowiednich mechanizmów zarządzania ryzykiem i monitorowania oraz regularnego sprawdzania, czy przesłanki uproszczeń nadal istnieją.⁸

Przyszły limit 60 dni nie stanowi obecnie ogólnego terminu na zakończenie weryfikacji klienta w Polsce. Aktualne reguły wynikają z art. 39 polskiej ustawy AML. Rozróżnienie tych dwóch podstaw jest szczególnie ważne podczas aktualizowania procedur.

Maksymalne odstępy między aktualizacjami informacji o kliencie

Art. 26 ust. 2 AMLR uzależnia częstotliwość aktualizacji informacji o kliencie od ryzyka związanego ze stosunkami gospodarczymi. Okres między aktualizacjami nie może przekroczyć:

• roku — w przypadku klientów o podwyższonym ryzyku, do których mają zastosowanie środki przewidziane w sekcji 4 rozdziału III AMLR;
• pięciu lat — w przypadku pozostałych klientów, w tym klientów niższego ryzyka.⁸

Są to górne granice, a częstotliwość aktualizacji powinna wynikać z ryzyka konkretnej relacji. Ponadto art. 26 ust. 3 wymaga przeglądu i, stosownie do sytuacji, aktualizacji informacji m.in. po zmianie istotnych okoliczności dotyczących klienta lub uzyskaniu istotnej informacji na jego temat. Nie należy wtedy czekać na upływ okresu planowego. Limity roczny i pięcioletni dotyczą aktualizacji informacji o kliencie; nie są terminami aktualizacji ogólnej oceny ryzyka instytucji.⁸

Jak SystemAML wspiera stosowanie uproszczonych środków?

Najwięcej pracy powstaje wtedy, gdy dane rejestrowe są w jednym miejscu, ankieta w drugim, a uzasadnienie ryzyka istnieje wyłącznie w wiadomości e-mail. Przy zmianie okoliczności trzeba odtwarzać, co sprawdzono i na jakiej podstawie podjęto wcześniejszą decyzję.

SystemAML pomaga połączyć te informacje. Można korzystać z danych KRS, CEIDG i CRBR, prowadzić ocenę ryzyka z uzasadnieniem i historią zmian, zapisywać wyniki sprawdzeń sankcyjnych oraz przygotowywać raporty i oświadczenia. Monitoring sankcyjny z alertami wspiera wychwytywanie nowych okoliczności wymagających reakcji.¹

Formularze KYC udostępniane klientowi przez link ułatwiają zebranie informacji bez wielokrotnego przepisywania danych. Moduł weryfikacji klienta korzysta również z integracji z rejestrami publicznymi.⁹

Praktyczny sposób pracy to zebranie danych, ich ocena, zapis uzasadnienia niższego ryzyka i precyzyjne określenie uproszczeń w dokumentacji klienta. Przy kolejnej analizie warto zachować poprzedni wynik i dopisać powód zmiany. Dzięki temu można odtworzyć tok decyzji z danego momentu.

Automatyzacja pobierania danych i sprawdzeń ogranicza pracę techniczną. O zasadności uproszczeń rozstrzyga instytucja obowiązana. Wynik wyszukania na liście czy dane z rejestru trzeba ocenić w kontekście całej relacji; raport sam w sobie nie zastępuje tej oceny.

Najczęstsze pytania

Czy każdego polskiego klienta można uznać za klienta niższego ryzyka?

Nie. Krajowa siedziba lub rezydencja to jeden z czynników. Trzeba uwzględnić całość relacji, w tym działalność, własność i kontrolę, usługę oraz sposób przeprowadzania transakcji.²

Czy uproszczone środki pozwalają pominąć beneficjenta rzeczywistego?

Nie stanowią samodzielnej podstawy do pominięcia tego obowiązku. Jego zakres należy ustalić według przepisów właściwych dla danego klienta. Jeżeli obowiązek występuje, sam wpis w CRBR nie wystarcza do jego wykonania.²

Czy brak trafień PEP i sankcyjnych wystarcza do uproszczeń?

Nie. To informacje wykorzystywane w ocenie, a nie pełna ocena ryzyka klienta. Nie zastępują analizy działalności, struktury kontroli ani charakteru relacji.²⁶

Czy niski abonament lub niska wartość faktury oznacza niskie ryzyko?

Nie. Wynagrodzenie instytucji nie jest miarą całego ryzyka działalności klienta. Biuro rachunkowe za niewielki abonament może obsługiwać podmiot uczestniczący w skomplikowanych operacjach na dużą skalę.

Czy można zaprzestać monitorowania klienta niższego ryzyka?

Nie. Można odpowiednio dostosować intensywność czynności, zachowując możliwość wykrywania odstępstw i reagowania na nowe informacje.²⁴

Czy uproszczenia skracają okres przechowywania dokumentacji?

Nie. Zastosowanie art. 42 nie skraca terminów z art. 49. Dokumenty i informacje uzyskane w ramach środków bezpieczeństwa finansowego oraz wskazane dowody transakcyjne przechowuje się zasadniczo przez pięć lat od zakończenia relacji lub przeprowadzenia transakcji okazjonalnej. Dla wyników analiz ustawa przewiduje pięć lat od ich przeprowadzenia. Na warunkach określonych w art. 49 ust. 3 GIIF może zażądać przechowywania dokumentacji przez kolejny okres nie dłuższy niż pięć lat. Zgodnie z art. 49 ust. 4 uprawnienie to nie obejmuje jednak instytucji wskazanych w art. 2 ust. 1 pkt 13–18 i 21–23, w tym biur rachunkowych i pośredników nieruchomości.²

Uporządkuj ocenę ryzyka i dokumentację klienta

Uproszczone środki przynoszą korzyść wtedy, gdy wiadomo, które czynności można ograniczyć i dlaczego. Przejrzysta dokumentacja pozwala zachować tę wiedzę także przy zmianie pracownika, kolejnym przeglądzie lub kontroli.

W SystemAML możesz zebrać dane klienta, przeprowadzić ocenę ryzyka i zachować uzasadnienie wraz z wynikami sprawdzeń. To podstawa do sprawniejszej obsługi klientów oraz świadomego doboru środków do rozpoznanego ryzyka.¹

Załóż konto w SystemAML i uporządkuj weryfikację oraz dokumentację swoich klientów.

Źródła i podstawy prawne

Footnotes

1. SystemAML — funkcje systemu. Źródło informacji o funkcjonalnościach produktu, nie interpretacji przepisów. ↩ ↩² ↩³

2. Ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, tekst jednolity Dz.U. z 2025 r. poz. 644 ze zmianami; w badaniu wykorzystano tekst ujednolicony z ELI oznaczony datą 8 października 2026 r. W szczególności art. 27, 33–39, 41–46, 49, 50 i 61a. Tekst ujednolicony PDF. ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰ ↩²¹ ↩²² ↩²³ ↩²⁴ ↩²⁵ ↩²⁶ ↩²⁷

3. Komunikat GIIF nr 36 w sprawie oceny ryzyka instytucji obowiązanej, w szczególności rozróżnienie oceny ogólnej i indywidualnej. ↩ ↩² ↩³

4. Wytyczne EBA/GL/2021/02 dotyczące czynników ryzyka ML/TF, w szczególności pkt 4.40–4.44; wykorzystano tekst skonsolidowany ze zmianami EBA/GL/2023/03 w zakresie przywołanych punktów. Wytyczne są adresowane do właściwych organów oraz instytucji kredytowych i finansowych. ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

5. Komunikat GIIF nr 114 dla instytucji wskazanych w art. 2 ust. 1 pkt 15, 15a i 17 ustawy AML, w szczególności części dotyczące środków bezpieczeństwa finansowego i szczególnych środków ograniczających. Dokument PDF. ↩ ↩²

6. Komunikat GIIF nr 42 dotyczący ustalania statusu PEP klienta i beneficjenta rzeczywistego. ↩ ↩²

7. Komunikat GIIF nr 45 w sprawie oceniania informacji uzyskiwanych o klientach i działań przy braku możliwości zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego. ↩ ↩²

8. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1624, w szczególności art. 26 ust. 2–3, art. 33 i 90. ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

9. SystemAML — moduł weryfikacji klienta KYC. Źródło informacji o formularzach i integracjach produktu. ↩