Ankieta AML – czy jest obowiązkowa i kiedy może być przydatna?

Prowadzisz biuro rachunkowe, instytucję płatniczą lub inną instytucję obowiązaną i zastanawiasz się, czy musisz przygotować ankietę AML dla klientów? Ustawa nie nakazuje posiadania odrębnego formularza o takiej nazwie. Wymaga jednak zebrania odpowiednich informacji, wykonania wymaganych czynności oraz ich udokumentowania.

Przed przygotowaniem ankiety ustal więc, jakie informacje musisz posiadać, które już masz i czego brakuje. Formularz może pomóc uzupełnić te braki, ujednolicić pracę zespołu i zebrać wyjaśnienia klienta. Odpowiedzi trzeba następnie przeanalizować, w razie potrzeby zweryfikować i powiązać z oceną ryzyka.

Artykuł dotyczy ankiety służącej poznaniu klienta. To inne zastosowanie niż ankieta, w której przedsiębiorca sprawdza, czy jego własna firma podlega obowiązkom AML lub jak je realizuje.

W praktyce nazwa „ankieta AML” obejmuje różne formularze i kwestionariusze używane podczas przyjmowania klienta lub późniejszej współpracy.

Taka nazwa może jednak prowadzić do błędnego wniosku, że przepisy przewidują obowiązkowy formularz, który każda instytucja obowiązana powinna przedstawić każdemu klientowi.

Przepisy nie ustanawiają takiego powszechnego wymogu dotyczącego formy zbierania informacji.

Ustawa AML nie wprowadza dokumentu o nazwie „ankieta AML”, nie określa jego wzoru i nie ustanawia uniwersalnego zestawu pytań, które należy zadawać każdemu klientowi.

Co więcej, instytucja obowiązana może prawidłowo realizować swoje obowiązki AML, w ogóle nie posiadając odrębnego dokumentu określanego jako ankieta AML. Informacje potrzebne do oceny klienta mogą pochodzić z procesu przyjęcia klienta, czyli onboardingu, dokumentów, rejestrów publicznych, bieżącej obsługi, rozmów czy dodatkowych pytań. Wybór źródła zależy od rodzaju informacji i wymagań dotyczących jej weryfikacji. Informacji wymaganych na początku relacji nie można odłożyć do późniejszej obsługi tylko dlatego, że instytucja nie stosuje ankiety.

Dlatego zamiast pytać:

„Jak powinna wyglądać ankieta AML?”

często lepiej zadać pytanie:

„Jakich informacji potrzebujemy, aby prawidłowo zastosować środki bezpieczeństwa finansowego i ocenić ryzyko związane z tym klientem?”

Dopiero odpowiedź na to pytanie pozwala zdecydować, czy osobna ankieta jest w ogóle potrzebna.

Czym właściwie jest ankieta AML?

„Ankieta AML” nie jest pojęciem zdefiniowanym w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

W praktyce określa się tak najczęściej formularz, za pomocą którego instytucja obowiązana pozyskuje od klienta niektóre informacje potrzebne w procesie AML.

Może dotyczyć np.:

• działalności klienta,
• celu nawiązania współpracy,
• charakteru planowanych transakcji,
• powiązań z określonymi państwami,
• źródła środków,
• innych okoliczności mających znaczenie dla oceny ryzyka.

Nie oznacza to jednak, że informacje te muszą być zebrane w jednym dokumencie.

Przykładowo formularz wykorzystywany podczas rozpoczęcia współpracy z klientem może zawierać pytania o rodzaj działalności, reprezentację czy charakter świadczonych usług. Informacje te mogą być następnie wykorzystane również w procesie AML, mimo że sam formularz nie jest nazywany „ankietą AML”.

Podobnie dane o beneficjencie rzeczywistym mogą pochodzić z informacji przekazanych przez klienta oraz z odpowiednich rejestrów, a informacje dotyczące charakteru działalności mogą wynikać z dokumentacji posiadanej przez instytucję obowiązaną.

Znaczenie ma więc nie nazwa formularza, lecz to, czy instytucja posiada informacje potrzebne do wykonania swoich obowiązków.

Czy ankieta AML jest obowiązkowa?

Nie ma ogólnego ustawowego obowiązku stosowania odrębnej ankiety AML. Instytucja musi natomiast wykonać wymagane czynności, a formularz może być przyjętym sposobem ich realizacji.

Przepisy wymagają stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Zakres obowiązków należy ustalić dla danej instytucji, klienta i sytuacji, uwzględniając również przesłanki stosowania tych środków z art. 35 ustawy AML.

Zgodnie z art. 33 ustawy AML instytucja obowiązana rozpoznaje ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, ocenia jego poziom oraz dokumentuje rozpoznane ryzyko.

Art. 34 wymienia natomiast środki bezpieczeństwa finansowego obejmujące m.in.:

• identyfikację klienta i weryfikację jego tożsamości,
• identyfikację beneficjenta rzeczywistego i podjęcie uzasadnionych czynności w celu weryfikacji jego tożsamości,
• w odpowiednich przypadkach ustalenie struktury własności i kontroli klienta,
• ocenę stosunków gospodarczych i – stosownie do sytuacji – uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru,
• bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych.

Podstawą jest ustawa AML – tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. z 2025 r. poz. 644, z późniejszymi zmianami.

Żaden z tych obowiązków nie oznacza automatycznie konieczności utworzenia osobnego dokumentu pod nazwą „ankieta AML”.

Co, jeśli ankietę przewiduje wewnętrzna procedura?

Brak ustawowego wzoru nie oznacza, że pracownik może pominąć formularz wymagany przez procedurę swojej instytucji. Jeśli chcesz zmienić sposób zbierania danych, uporządkuj również procedurę i instrukcje pracy, zachowując wymagany zakres czynności. Art. 50 ustawy AML przewiduje bieżącą weryfikację i, w razie potrzeby, aktualizację procedury.

Czy klient może odmówić wypełnienia ankiety?

Brak ustawowego formularza nie przesądza, że klient banku lub innej instytucji może bez konsekwencji odmówić przekazania potrzebnych informacji. Znaczenie ma to, czy instytucja może wykonać wymagane czynności bez tych danych. Dalej wyjaśniamy, jak ocenić odmowę odpowiedzi i kiedy zastosowanie ma art. 41 ustawy AML.

Skąd mogą pochodzić informacje potrzebne do AML?

GIIF wskazuje, że instytucja obowiązana powinna uzyskać informacje konieczne do dokonania lub aktualizacji oceny ryzyka. Informacje mogą pochodzić zarówno od klienta, jak i z innych źródeł. Następnie muszą zostać przeanalizowane i wykorzystane przy ocenie ryzyka.

W praktyce źródłami wiedzy o kliencie mogą być m.in.:

• informacje podane przy rozpoczęciu współpracy,
• standardowy formularz onboardingowy,
• umowa z klientem,
• dokumenty korporacyjne,
• KRS,
• CEIDG,
• CRBR,
• dokumentacja księgowa lub transakcyjna,
• informacje uzyskiwane podczas wykonywania usługi,
• historia dotychczasowej współpracy,
• dodatkowe wyjaśnienia klienta,
• wiarygodne źródła publiczne.

Dodatkowe pytania pomagają uzupełnić braki, wyjaśnić niespójności albo potwierdzić aktualność wcześniejszych ustaleń. Instytucja może też od początku posługiwać się formularzem dopasowanym do swojej działalności. Nie musi najpierw wyczerpać wszystkich innych źródeł.

Nie każde źródło nadaje się do każdego celu. Wpis o działalności w rejestrze nie zawsze pokazuje, czym klient faktycznie się zajmuje, a znajomość klienta nie zastępuje wymaganej weryfikacji tożsamości. Dane pozyskane w zwykłej obsłudze należy ocenić pod kątem ich wiarygodności, aktualności i przydatności dla konkretnej czynności AML.

Przykład – biuro rachunkowe

Biuro rachunkowe może podczas zwykłego procesu przyjęcia klienta zebrać informacje o jego działalności, strukturze organizacyjnej, osobach reprezentujących spółkę i zakresie świadczonej obsługi.

Dodatkowo może pozyskać dane z KRS, CRBR i dokumentów klienta, wykonać wymagane czynności identyfikacji i weryfikacji oraz udokumentować ocenę ryzyka. Samo pobranie danych rejestrowych nie kończy tych czynności.

W takim modelu odrębna ankieta AML może w ogóle nie występować.

W praktyce pracownik może uporządkować ustalenia w następujący sposób:

To przykład organizacji pracy, a nie kompletna lista obowiązków. Pokazuje jednak, co powinno pozostać po wykonanych czynnościach. O prawidłowości procesu decydują zarówno ustalenia i działania, jak i możliwość wykazania, jak je przeprowadzono.

Przykład – instytucja płatnicza

W przypadku instytucji płatniczej często istotne będzie poznanie przewidywanego sposobu korzystania z usługi.

Informacje dotyczące typowej wartości transakcji, ich liczby, kierunków geograficznych czy charakteru płatności mogą być potrzebne do późniejszego monitorowania aktywności klienta.

W takim przypadku rozbudowany formularz dotyczący przewidywanego profilu transakcyjnego może mieć praktyczne uzasadnienie.

Przykład – pośrednik nieruchomości

W przypadku pośrednika w obrocie nieruchomościami znaczenie mogą mieć przede wszystkim informacje związane z konkretną transakcją.

Pytania charakterystyczne dla banku czy instytucji płatniczej, np. o przewidywaną miesięczną liczbę przelewów, byłyby tutaj zwykle pozbawione sensu.

Pokazuje to, dlaczego jeden sztywny zestaw pytań zwykle wymaga dostosowania do branży. Pośrednik powinien przy tym ustalić, czy konkretna usługa mieści się w zakresie jego obowiązków AML; nie każda czynność związana z nieruchomościami podlega identycznym zasadom.

Czy istnieje minimalny zestaw pytań ankiety AML?

Nie należy utożsamiać obowiązków określonych przez ustawę z minimalnym katalogiem pytań formularza.

Przepisy określają przede wszystkim co instytucja obowiązana powinna ustalić, zweryfikować lub ocenić.

Nie oznacza to, że każda z tych informacji musi zostać uzyskana poprzez bezpośrednie pytanie klienta.

Jeżeli przykładowo określona informacja:

• wynika już z charakteru świadczonej usługi,
• została pozyskana w innym etapie obsługi klienta,
• wynika z posiadanej dokumentacji,
• może zostać wiarygodnie ustalona z innych źródeł,

to tworzenie osobnego pytania wyłącznie po to, aby znalazło się ono w „ankiecie AML”, może być niepotrzebne.

Brak uniwersalnej listy pytań nie oznacza braku wymaganych danych. Art. 36 ustawy określa zakres identyfikacji, zależny m.in. od tego, czy klient jest osobą fizyczną, osobą prawną czy jednostką organizacyjną. Art. 37 reguluje weryfikację tożsamości.

Projektując formularz, rozdziel zatem wymagane dane identyfikacyjne od pytań dodatkowych zależnych od okoliczności. Nie pomijaj informacji wymaganej przez przepis tylko dlatego, że uznajesz klienta za mało ryzykownego. Możesz natomiast korzystać z już posiadanych danych, jeżeli są aktualne, wiarygodne i spełniają wymagania dotyczące danej czynności.

Kiedy ankieta AML jest przydatna?

Odrębny formularz może usprawnić pracę nawet wtedy, gdy instytucja mogłaby zebrać te same informacje w inny sposób. Jego przydatność warto oceniać przez pryzmat konkretnych problemów:

• Brakuje informacji spoza rejestrów. Klient wyjaśnia faktyczny model działalności, planowany sposób korzystania z usługi lub okoliczności finansowania transakcji.
• Klientów przyjmuje kilka osób. Formularz pomaga zachować spójny przebieg pracy i ograniczyć przypadkowe pominięcia.
• Współpraca rozpoczyna się zdalnie. Uporządkowane pytania mogą ograniczyć liczbę wiadomości z prośbą o uzupełnienie danych.
• Trzeba zebrać dodatkowe wyjaśnienia. Krótki formularz dotyczący konkretnej sytuacji może ułatwić pracę bardziej niż ponowne wysłanie całej ankiety.
• Potrzebne jest przekazanie sprawy innemu pracownikowi. Czytelny zapis odpowiedzi i ich oceny ułatwia odtworzenie dotychczasowych ustaleń.

Dobry formularz wyjaśnia klientowi, czego dotyczy pytanie, umożliwia doprecyzowanie odpowiedzi i rozróżnia brak informacji od odpowiedzi „nie dotyczy”. Warto wskazać również, kto po stronie instytucji sprawdza kompletność danych i analizuje odpowiedzi. Samo zebranie pól w jednym miejscu nie zapewnia jeszcze spójnego procesu.

Jakie pytania mogą być zadawane klientowi?

Poniższe pytania są wyłącznie przykładami.

Można je wykorzystać przy projektowaniu własnego formularza po ustaleniu, do czego potrzebna jest każda odpowiedź. Nie stanowią kompletnego wzoru ani zamkniętej listy wymaganych informacji. Poszczególne pytania mogą mieć znaczenie tylko w określonych rodzajach działalności lub w odniesieniu do konkretnych klientów.

Co istotne, mogą zostać zadane:

• w formularzu onboardingowym,
• w odrębnej ankiecie,
• podczas rozmowy z klientem,
• w korespondencji,
• w trakcie współpracy, gdy potrzeba ich zadania wynika z nowych okoliczności. Informacje niezbędne przy nawiązaniu relacji trzeba jednak uzyskać we właściwym terminie.

Pytania dotyczące działalności klienta

Jeżeli instytucja nie posiada wystarczającej wiedzy o działalności klienta, może potrzebować takich informacji jak:

• Czym faktycznie zajmuje się przedsiębiorstwo?
• Jakie produkty lub usługi oferuje?
• Na jakich rynkach prowadzi działalność?
• Czy prowadzi działalność poza Polską?
• Kim są typowi odbiorcy jego produktów lub usług?

Nie oznacza to jednak potrzeby zadawania tych pytań każdemu przedsiębiorcy.

Jeżeli charakter działalności klienta jest już wystarczająco znany na podstawie posiadanych informacji, ponowne pytanie o to samo może nie wnosić niczego do procesu AML.

Pytania dotyczące celu i charakteru współpracy

Art. 34 ustawy AML wymaga oceny stosunków gospodarczych oraz – stosownie do sytuacji – uzyskania informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru.

W odpowiedniej sytuacji można więc zapytać np.:

• W jakim celu klient zamierza korzystać z usługi?
• W jaki sposób usługa będzie wykorzystywana?
• Jakiego rodzaju operacje mają być realizowane w ramach współpracy?

Czasami nie będzie jednak potrzeby zadawania żadnego takiego pytania.

Jeżeli klient zwraca się do biura rachunkowego w celu prowadzenia pełnej księgowości swojej spółki, cel korzystania z usługi może wynikać z zawieranej umowy. Nie oznacza to jednak, że sama umowa wyjaśnia model działalności klienta, skalę jego operacji czy nietypowe rozliczenia. Te kwestie mogą wymagać odrębnych ustaleń.

W komunikacie nr 22 GIIF omawia ocenę stosunków gospodarczych w powiązaniu z wiedzą o kliencie i rozpoznanym ryzykiem. Wniosek dla formularza jest praktyczny: pytanie powinno pomagać zrozumieć konkretną relację, a odpowiedź wymaga odniesienia do dostępnych informacji.

Pytania dotyczące przewidywanych transakcji

Takie pytania mogą mieć szczególne znaczenie dla banków, instytucji płatniczych, kantorów lub innych podmiotów monitorujących później przepływy finansowe klienta.

Przykłady:

• Jaka będzie przewidywana miesięczna wartość transakcji?
• Jakiego rodzaju transakcje będą wykonywane?
• Czy będą to przede wszystkim płatności krajowe czy zagraniczne?
• Z jakimi państwami będą związane płatności?
• Jakie waluty będą wykorzystywane?

Dzięki takim informacjom można później porównywać rzeczywistą aktywność klienta z oczekiwanym profilem.

W innych branżach znaczenie może mieć inny zakres informacji: np. skala obrotów, rodzaj rozliczeń lub sposób finansowania konkretnej transakcji. Brak potrzeby pytania o miesięczną liczbę przelewów nie oznacza, że aktywność klienta pozostaje poza oceną instytucji.

Pytania dotyczące powiązań geograficznych

Przy ocenie ryzyka geograficznego należy uwzględnić istotne powiązania klienta i transakcji. W zależności od dostępnych informacji potrzebne może być ustalenie np.:

• w jakich państwach klient prowadzi działalność,
• gdzie znajdują się jego najważniejsi kontrahenci,
• z jakimi państwami będą związane transakcje,
• czy klient posiada istotne powiązania z określonymi jurysdykcjami.

Także tutaj zakres powinien odpowiadać rzeczywistej potrzebie.

Nie ma podstaw do wymagania od każdego klienta kompletnego wykazu wszystkich zagranicznych kontrahentów tylko dlatego, że formularz został nazwany ankietą AML.

Pytania dotyczące źródła środków

Pytanie o źródło środków jest często kojarzone z AML, ale nie oznacza to konieczności szczegółowego badania pochodzenia pieniędzy każdego klienta w każdej sytuacji.

Obecna ustawa przewiduje w ramach bieżącego monitorowania badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych w przypadkach uzasadnionych okolicznościami. GIIF poświęcił temu zagadnieniu również komunikat dotyczący praktycznych aspektów stosowania środków bezpieczeństwa finansowego.

Jeżeli takie badanie jest potrzebne, pytania mogą przykładowo brzmieć:

• Z jakiego źródła pochodzą środki wykorzystywane w tej transakcji?
• Czy środki pochodzą z bieżącej działalności gospodarczej, sprzedaży majątku, finansowania zewnętrznego czy innego źródła?
• Czy klient może przedstawić dokumenty potwierdzające deklarowane pochodzenie środków?

Zakres pytań i sposób weryfikacji odpowiedzi powinny odpowiadać okolicznościom konkretnej sprawy, z uwzględnieniem obowiązków szczególnych.

Trzeba rozróżnić źródło środków i źródło majątku. Pierwsze dotyczy pochodzenia wartości używanych w relacji lub transakcji; drugie — sposobu zgromadzenia majątku. Samo wskazanie banku, z którego wykonano przelew, może nie wyjaśniać gospodarczego pochodzenia pieniędzy.

W przypadkach objętych art. 44 ust. 1 ustawy, dotyczących państw trzecich wysokiego ryzyka wskazanych przez Komisję Europejską, wymagane są m.in. informacje o źródle majątku i środków klienta oraz beneficjenta rzeczywistego. Art. 46 ust. 2 przewiduje szczególne środki dotyczące źródła majątku i środków w relacjach z PEP. Ogólnej reguły „w przypadkach uzasadnionych okolicznościami” nie należy odczytywać jako możliwości pominięcia tych wymogów. Ustawa AML, art. 44 i 46.

Pytania dotyczące konkretnej nietypowej sytuacji

Nie wszystkie pytania potrzebne do wyjaśnienia sprawy da się przewidzieć przy projektowaniu formularza. Część wynika z późniejszego zachowania klienta, zmiany jego sytuacji albo informacji otrzymanych z innych źródeł.

Przykładowo:

• Z czego wynika nagły wzrost wartości transakcji?
• Jaki jest gospodarczy cel tej operacji?
• Dlaczego płatność została dokonana przez osobę trzecią?
• Jaki jest związek klienta z odbiorcą środków?
• Z czego wynika rozpoczęcie rozliczeń z kontrahentami z danego państwa?

GIIF podkreśla, że informacje o kliencie są pozyskiwane nie tylko przy nawiązywaniu relacji, lecz również w czasie jej trwania, a nowe informacje powinny być uwzględniane przy aktualizacji oceny ryzyka.

Formularz początkowy powinien więc umożliwiać dalszą pracę z informacjami: dodawanie wyjaśnień, odnotowanie zmian i powiązanie ich z oceną ryzyka. Nie należy traktować jego wypełnienia jako zakończenia poznawania klienta.

Ankieta nie zastępuje ustalenia beneficjenta rzeczywistego

Klienta można poprosić o przekazanie informacji dotyczących jego struktury właścicielskiej i beneficjentów rzeczywistych.

Nie oznacza to jednak, że samo oświadczenie klienta realizuje wszystkie obowiązki instytucji obowiązanej.

Ustawa wymaga identyfikacji beneficjenta rzeczywistego oraz podjęcia uzasadnionych czynności w celu weryfikacji jego tożsamości. W odpowiednich przypadkach konieczne jest również ustalenie struktury własności i kontroli klienta.

Informacja podana w formularzu może być więc jednym ze źródeł wiedzy, ale nie należy mylić jej z całym procesem ustalania beneficjenta rzeczywistego.

Zgodnie z art. 37 ust. 3 instytucja nie może polegać wyłącznie na CRBR lub odpowiednim rejestrze innego państwa członkowskiego. Trzeba ocenić, kto rzeczywiście sprawuje własność lub kontrolę, wykorzystując informacje odpowiednie do struktury klienta. Więcej wyjaśniamy w artykule o ustalaniu beneficjenta rzeczywistego. Podstawa prawna: art. 34 i 37 ustawy AML.

Ankieta nie zastępuje ustalenia statusu PEP

Podobnie wygląda sytuacja w przypadku osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne.

Klient może zostać poproszony o złożenie odpowiedniego oświadczenia. Nie należy jednak wyciągać z tego wniosku, że każde prawidłowe badanie statusu PEP sprowadza się do jednego pytania:

„Czy jest Pan/Pani osobą PEP?”

Instytucja obowiązana ma posiadać procedury oparte na analizie ryzyka pozwalające ustalić odpowiedni status klienta lub beneficjenta rzeczywistego.

Formularz może wspierać ten proces, ale nie definiuje jego zakresu. Trzeba uwzględnić także członków rodziny PEP oraz osoby znane jako bliscy współpracownicy PEP, do których ustawa nakazuje odpowiednie stosowanie określonych wymogów.

Jeżeli instytucja przyjmuje oświadczenie w trybie art. 46 ust. 4, powinno ono zawierać ustawową klauzulę: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia”. Nie należy utożsamiać takiego oświadczenia z dowolnym polem „tak/nie”. Pytanie powinno być zrozumiałe, a ustalenie statusu powiązane z odpowiednimi działaniami. Zakres pojęcia opisujemy w materiale o osobach zajmujących eksponowane stanowiska polityczne.

Nie wystarczy zebrać odpowiedzi

Jednym z najważniejszych problemów związanych z różnego rodzaju formularzami AML jest traktowanie ich jako dokumentów, które wystarczy uzyskać i zarchiwizować.

GIIF jednoznacznie wskazuje, że takie podejście jest niewystarczające.

W przykładzie nr 4 komunikatu GIIF nr 45 opisano przypadek instytucji, która zwróciła się do klienta o dokumenty i informacje dotyczące jego działalności oraz transferów międzynarodowych. Klient odpowiedział, a instytucja zgromadziła przekazane informacje w swojej bazie.

Problem polegał na tym, że nie dokonała ich rzeczywistej oceny i nie wyjaśniła niespójności pomiędzy deklarowanym profilem działalności a obserwowanymi transakcjami.

GIIF wskazał, że po uzyskaniu informacji powinien nastąpić etap ich kompleksowej analizy oraz skonfrontowania z profilem i dotychczasową wiedzą o kliencie.

To ważna wskazówka również przy projektowaniu formularzy.

Jeżeli instytucja zadaje klientowi pytanie, powinna wiedzieć:

1. dlaczego potrzebuje tej informacji,
2. jak odpowiedź wpływa na ocenę klienta,
3. kiedy odpowiedź wymaga dodatkowego wyjaśnienia,
4. czy i w jaki sposób należy ją zweryfikować.

Jeżeli odpowiedź trafia wyłącznie do archiwum, sprawdź, czy w procesie brakuje etapu jej analizy. Dopiero osobno oceń, czy pytanie jest potrzebne. Niewykorzystanie odpowiedzi może oznaczać zaniedbanie wymaganej czynności, a nie zbędność zebranej informacji.

Czy odpowiedzi klienta trzeba weryfikować?

Nie istnieje ogólna zasada, zgodnie z którą każda odpowiedź w formularzu musi zostać potwierdzona osobnym dokumentem. Nie zmienia to obowiązków weryfikacji przewidzianych dla konkretnych czynności, w szczególności weryfikacji tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego.

Jednocześnie instytucja obowiązana nie powinna bezrefleksyjnie przyjmować każdej deklaracji klienta.

GIIF wskazuje wprost, że informacje potrzebne do oceny powinny pochodzić również z innych źródeł, a źródła te mogą służyć do weryfikacji informacji otrzymanych od klienta.

Zakres koniecznej weryfikacji będzie zależał m.in. od:

• rodzaju informacji,
• dostępności wiarygodnych źródeł,
• charakteru relacji,
• poziomu ryzyka,
• występowania niespójności,
• nietypowości transakcji lub zachowania klienta.

Przykładowo deklaracja:

„środki pochodzą z prowadzonej działalności gospodarczej”

może nie budzić szczególnych wątpliwości w przypadku wieloletniego przedsiębiorstwa wykonującego operacje odpowiadające znanej instytucji skali działalności.

Ta sama odpowiedź może być zupełnie niewystarczająca, jeżeli nowo utworzona spółka zaczyna realizować wysokie międzynarodowe transfery niepasujące do deklarowanego modelu biznesowego.

Czy ankieta AML jest oceną ryzyka klienta?

Kolejnym błędem jest utożsamianie posiadania ankiety z posiadaniem oceny ryzyka klienta.

Ankieta zawierająca wyłącznie odpowiedzi klienta dostarcza danych do oceny ryzyka. Nie zastępuje analizy i uzasadnionego wniosku instytucji. Jeden dokument lub narzędzie może jednak łączyć formularz z częścią przeznaczoną na ocenę ryzyka, jeżeli jasno rozróżnia deklaracje klienta, ustalenia pracownika i wynik oceny.

Ocena wymaga zestawienia informacji o kliencie z odpowiednimi czynnikami ryzyka oraz wyciągnięcia wniosku dotyczącego poziomu ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu.

W praktyce właściwy proces może wyglądać następująco:

1. instytucja rozpoznaje wstępne czynniki ryzyka i określa potrzebny zakres informacji;
2. pozyskuje dane podczas onboardingu oraz z rejestrów i innych źródeł;
3. wykonuje wymagane czynności identyfikacji i weryfikacji oraz uzupełnia braki;
4. analizuje informacje, wyjaśnia niespójności i dokumentuje ocenę ryzyka;
5. dostosowuje zakres i intensywność środków bezpieczeństwa do ustaleń, uwzględniając obowiązki szczególne;
6. dokumentuje decyzję o nawiązaniu albo kontynuowaniu relacji;
7. podczas współpracy monitoruje klienta i aktualizuje informacje oraz ocenę.

To proces, w którym nowe ustalenia mogą wymagać powrotu do wcześniejszych czynności. Ocena ryzyka i stosowanie środków bezpieczeństwa wzajemnie na siebie wpływają; nie należy odkładać wszystkich czynności weryfikacyjnych do czasu zakończenia oceny.

W takim procesie odrębna ankieta AML może występować, ale nie musi.

Czy ankietę trzeba okresowo odnawiać?

Na gruncie obecnej polskiej ustawy AML nie ma ogólnego wymogu, aby każdy klient raz w roku ponownie wypełniał tę samą ankietę. Nie oznacza to jednak, że można zrezygnować z przeglądów informacji przewidzianych w procedurze lub wynikających z ryzyka. Poniżej, w części o AMLR, opisujemy przyszłe maksymalne odstępy między aktualizacjami informacji.

Ustawa wymaga natomiast, aby w ramach bieżącego monitorowania zapewnić aktualność posiadanych dokumentów, danych i informacji dotyczących stosunków gospodarczych.

Sposób wykonania tego obowiązku może być różny.

Potrzeba uzyskania nowych informacji może powstać np. w przypadku:

• zmiany profilu działalności klienta,
• zmiany struktury właścicielskiej,
• zmiany beneficjenta rzeczywistego,
• rozpoczęcia działalności na nowych rynkach,
• istotnej zmiany sposobu korzystania z usługi,
• pojawienia się transakcji odbiegających od dotychczasowego profilu,
• pojawienia się nowych czynników ryzyka.

Nie zawsze wymaga to ponownego wypełnienia całego formularza. Czasami wystarczające będzie uzupełnienie lub zweryfikowanie konkretnej informacji. Przegląd powinien jednak obejmować to, co jest potrzebne do utrzymania aktualnej wiedzy o kliencie, a nie tylko pola, które najłatwiej sprawdzić.

W procedurze warto określić częstotliwość przeglądów, zdarzenia uruchamiające wcześniejsze sprawdzenie oraz sposób zapisywania wyników. W dokumentacji rozróżniaj datę uzyskania informacji, datę jej przeglądu i datę rzeczywistej zmiany. Więcej wskazówek zawiera artykuł o bieżącym monitorowaniu stosunków gospodarczych.

Co jeżeli klient nie chce odpowiedzieć na pytanie?

Odmowa odpowiedzi na dowolne pytanie zadane przez instytucję nie oznacza automatycznie konieczności zakończenia współpracy.

Najpierw trzeba odpowiedzieć na pytanie, czy dana informacja jest rzeczywiście potrzebna do zastosowania wymaganego środka bezpieczeństwa finansowego.

Jeżeli instytucja nie jest w stanie zastosować jednego ze środków bezpieczeństwa finansowego określonych w art. 34 ust. 1 ustawy AML, zastosowanie znajduje art. 41.

Katalog działań obejmuje nienawiązywanie stosunków gospodarczych, nieprzeprowadzanie transakcji okazjonalnej, nieprzeprowadzanie transakcji za pośrednictwem rachunku bankowego oraz rozwiązanie stosunków gospodarczych. GIIF wskazuje, że trzeba podjąć wszystkie działania z tego katalogu, które dają się zastosować w danej sytuacji. Instytucja ocenia również, czy zachodzą podstawy do zawiadomienia GIIF; nie jest ono automatyczną konsekwencją odmowy odpowiedzi.

Należy uwzględnić wyjątek z art. 41 ust. 3 dla wskazanych w nim czynności pomocy prawnej. Poza tym wyjątkiem samo odnotowanie problemu lub wysłanie kolejnej prośby o dane nie zastępuje wymaganej reakcji na niemożność zastosowania środka bezpieczeństwa.

Nie należy jednak tego mechanizmu traktować jako sankcji za nieuzupełnienie każdego pola dowolnego formularza.

Kluczowe jest znaczenie brakującej informacji dla wykonania obowiązków AML.

Jak zaprojektować proces pozyskiwania informacji o kliencie?

Lepszym punktem wyjścia niż pobranie z internetu gotowej „ankiety AML” jest analiza własnego procesu.

Warto kolejno ustalić:

1. Jakich informacji potrzebujemy?
   Należy zacząć od obowiązków wynikających z ustawy oraz ryzyk charakterystycznych dla własnej działalności.

2. Które z tych informacji już posiadamy?
   Część danych może pochodzić z procesu sprzedaży, onboardingu, umowy, dokumentacji albo rejestrów.

3. Które informacje pozyskamy od klienta?
   Ustal, czego brakuje, które deklaracje wymagają wyjaśnień i czy formularz będzie wygodnym sposobem ich zebrania. Nie zastępuj nim wymaganej weryfikacji.

4. Czy każde pytanie ma sens wobec każdego klienta?
   Część pytań może być uruchamiana tylko w określonych przypadkach.

5. Co robimy z odpowiedzią?
   Powinna istnieć jasna relacja pomiędzy informacją a oceną ryzyka lub dalszym działaniem.

6. Kiedy potrzebujemy informacji dodatkowych?
   Proces powinien umożliwiać zadawanie kolejnych pytań, gdy pojawia się nietypowa okoliczność lub wyższe ryzyko.

Takie podejście odpowiada zasadzie risk-based approach, czyli dostosowania działań do rozpoznanego ryzyka. Powinno ono jednocześnie uwzględniać czynności wymagane przez przepisy niezależnie od wygody przyjętego formularza.

Jak dokumentować informacje z ankiety, rozmów i rejestrów?

Art. 34 ust. 3 ustawy AML wymaga dokumentowania zastosowanych środków bezpieczeństwa finansowego i wyników bieżącej analizy transakcji. Informacja może pochodzić z rozmowy, wiadomości, dokumentu lub rejestru. Dla późniejszego przeglądu sprawy istotne jest, aby dało się ustalić, czego instytucja się dowiedziała, z jakiego źródła i jaki wyciągnęła wniosek. Pamięć pracownika nie daje takiej możliwości po zmianie osoby obsługującej klienta.

Praktyczny zapis może obejmować:

To propozycja organizacji dokumentacji, a nie ustawowy wzór notatki. Nie trzeba przepisywać całej korespondencji do kolejnego pliku, jeżeli pozostaje dostępna i jest jednoznacznie powiązana z klientem oraz oceną. Warto zachować historię istotnych zmian, aby późniejsza aktualizacja nie usuwała uzasadnienia wcześniejszej decyzji.

Jak długo przechowywać dokumentację?

Art. 49 ustawy AML rozróżnia okresy przechowywania. Dokumenty i informacje wskazane w ust. 1 przechowuje się przez pięć lat od zakończenia stosunków gospodarczych lub przeprowadzenia transakcji okazjonalnej. Wyniki analiz wskazanych w ust. 2 — przez pięć lat od ich przeprowadzenia. Na warunkach ust. 3 GIIF może zażądać dalszego przechowywania przez okres nie dłuższy niż kolejne pięć lat.

Dlatego nie należy przyjmować jednego terminu „pięć lat od wypełnienia ankiety” dla całej dokumentacji. Zasady dostępu, przechowywania i usuwania danych powinny uwzględniać rodzaj zapisu oraz właściwe obowiązki prawne.

Dynamiczne formularze zamiast jednej rozbudowanej ankiety

Jeżeli instytucja decyduje się na wykorzystanie formularzy, praktycznym rozwiązaniem może być ich warunkowe rozwijanie.

Przykładowo:

• zakres pytań o zagraniczne rynki można ograniczyć, jeżeli dostępne informacje potwierdzają działalność krajową i nie wskazują innych istotnych powiązań zagranicznych; sama deklaracja klienta nie powinna automatycznie zamykać oceny ryzyka geograficznego;
• informacja o działalności międzynarodowej może uruchomić pytanie o najważniejsze państwa;
• pojawienie się określonej jurysdykcji może wymagać dalszej oceny;
• podwyższone ryzyko może skutkować koniecznością uzyskania dodatkowych informacji lub dokumentów.

Nie chodzi więc o stworzenie najdłuższego możliwego formularza.

Dobry proces powinien zbierać wymagane informacje we właściwym czasie. Warunki wyświetlania pytań trzeba zaprojektować tak, aby żadna ścieżka formularza nie pomijała danych lub czynności wymaganych w danym przypadku. Pracownik powinien również mieć możliwość zadania pytania spoza standardowej listy.

Co zmieni AMLR?

Od 10 lipca 2027 r. zasadnicza część rozporządzenia (UE) 2024/1624, czyli AMLR, będzie stosowana bezpośrednio w państwach członkowskich.

Nowe rozporządzenie bardziej szczegółowo określa zakres Customer Due Diligence (CDD), czyli należytej staranności wobec klienta. Poniższe zasady będą stosowane w przyszłości; należy je odróżnić od obecnych wymagań polskiej ustawy.

Art. 25 AMLR stanowi, że przed nawiązaniem stosunków gospodarczych lub przeprowadzeniem transakcji okazjonalnej instytucja obowiązana powinna upewnić się, że rozumie ich cel i zamierzony charakter.

W tym celu w razie potrzeby pozyskuje informacje dotyczące:

• celu i ekonomicznego uzasadnienia relacji lub transakcji,
• szacowanej wartości planowanej aktywności,
• źródła środków,
• przeznaczenia środków,
• działalności gospodarczej lub zawodu klienta.

To istotne również z punktu widzenia ankiet AML.

AMLR nie tworzy prostego formularza, w którym każdy klient ma odpowiedzieć na wszystkie wymienione pytania. W samym art. 25 zastosowano konstrukcję „where necessary” – „w razie potrzeby”.

Sformułowanie „w razie potrzeby” odnosi się do pozyskania wymienionych informacji. Nie znosi obowiązku zrozumienia celu i zamierzonego charakteru relacji lub transakcji ani szczególnych wymogów znajdujących zastosowanie w danej sytuacji.

Aktualizacja informacji według AMLR

Art. 26 ust. 2 wprowadza maksymalne odstępy między aktualizacjami informacji o klientach:

• rok — dla klientów o podwyższonym ryzyku, do których mają zastosowanie środki z sekcji 4 właściwego rozdziału;
• pięć lat — dla pozostałych klientów.

Odstęp należy ustalić na podstawie ryzyka; wskazane okresy są granicami maksymalnymi. Zmiana istotnych okoliczności lub uzyskanie nowych istotnych informacji może wymagać wcześniejszego przeglądu i aktualizacji zgodnie z art. 26 ust. 3.

Aktualizacja informacji nie oznacza obowiązku ponownego wypełnienia całej ankiety. Procedura powinna określać, jak instytucja sprawdza aktualność danych i uzupełnia ustalenia. AMLR, art. 25–26 i 90.

Najczęstsze błędy związane z ankietami AML

Mylenie obowiązku ustawowego z przyjętym sposobem pracy

Przepisy nie ustanawiają ogólnego obowiązku posiadania formularza o nazwie „ankieta AML”. Jeżeli jednak instytucja przyjęła go w procedurze jako narzędzie realizacji obowiązków, zmiana sposobu pracy wymaga uporządkowania również tej procedury.

Kopiowanie wzoru bez dostosowania

Wzór może być punktem wyjścia, ale przed użyciem trzeba sprawdzić jego zakres, aktualność i dopasowanie do działalności. Pytania odpowiednie dla banku mogą wymagać zmiany w biurze rachunkowym, kancelarii lub u pośrednika nieruchomości. Nie wolno przy tym usuwać wymaganych danych tylko dlatego, że formularz ma być krótszy.

Pytanie o informacje, które instytucja już posiada

Jeżeli określone dane zostały pozyskane w innym procesie i są wiarygodne, ponowne przepisywanie ich do „formularza AML” nie zwiększa automatycznie jakości procesu.

Zadawanie pytań bez związku z działalnością instytucji

Pytania o miesięczną liczbę przelewów mogą mieć duże znaczenie dla instytucji płatniczej i praktycznie żadne dla innego rodzaju instytucji obowiązanej.

Zbieranie informacji „na wszelki wypadek”

Im dłuższy formularz, tym więcej informacji trzeba później odpowiednio analizować, aktualizować i wykorzystywać.

Traktowanie odpowiedzi jako bezwarunkowo prawdziwych

Informacja przekazana przez klienta jest jednym ze źródeł wiedzy. W zależności od charakteru informacji i ryzyka może wymagać konfrontacji z innymi źródłami.

Brak analizy zebranych informacji

To jeden z najpoważniejszych błędów. Sam fakt posiadania odpowiedzi nie świadczy o zastosowaniu środków bezpieczeństwa finansowego, jeżeli instytucja nie wykorzystuje jej do oceny klienta. GIIF wskazuje wprost na konieczność analizowania i konfrontowania pozyskanych danych z profilem oraz dotychczasową wiedzą o kliencie.

Ankieta AML czy proces AML?

Z punktu widzenia zgodności z przepisami znacznie ważniejszy od samego formularza jest proces pozyskiwania, weryfikowania, oceniania i aktualizowania informacji o kliencie.

Proces ten może wykorzystywać:

• formularze onboardingowe,
• dane rejestrowe,
• dokumenty,
• automatyczne źródła danych,
• oświadczenia klienta,
• rozmowy z klientem,
• pytania wyjaśniające,
• monitoring późniejszej aktywności.

Odrębna ankieta AML jest tylko jednym z możliwych elementów takiego procesu.

W jednej instytucji może być bardzo przydatna. W innej jej funkcję mogą całkowicie przejąć inne procesy i narzędzia.

Brak dokumentu zatytułowanego „ankieta AML” nie oznacza więc braku zgodności z ustawą. Z kolei samo posiadanie rozbudowanej ankiety nie oznacza jeszcze, że instytucja prawidłowo wykonuje swoje obowiązki AML.

Jak SystemAML wspiera zbieranie i ocenę informacji o kliencie?

SystemAML pomaga powiązać informacje o kliencie z oceną ryzyka i dokumentacją czynności. Możesz prowadzić kartotekę podmiotu, korzystać z danych rejestrowych oraz zapisywać zdarzenia i pliki dotyczące obsługiwanej sprawy. Dzięki temu odpowiedzi klienta mogą być analizowane razem z pozostałymi ustaleniami.

Przykładowy sposób pracy obejmuje dodanie klienta, sprawdzenie dostępnych danych, uzupełnienie brakujących informacji i wykonanie oceny ryzyka. Przy kartotece można zachować dokumenty i zapis czynności potrzebne do późniejszego odtworzenia ustaleń. Dane z rejestrów oraz wyniki sprawdzeń dostarczają materiału do oceny; ich znaczenie i potrzebę dalszych wyjaśnień ustala instytucja.

Taki sposób organizacji sprawy sprawdza się zarówno wtedy, gdy używasz odrębnej ankiety, jak i wtedy, gdy informacje pochodzą z kilku źródeł. Formularz, dokumenty i wnioski z analizy powinny wspólnie tworzyć czytelną dokumentację klienta.

Załóż konto w SystemAML, dodaj klienta i rozpocznij dokumentowanie jego oceny ryzyka oraz wykonanych czynności.

Podsumowanie

Ankieta AML nie jest obowiązkowym formularzem przewidzianym przez przepisy. Nie istnieje również uniwersalny katalog pytań, które każda instytucja obowiązana powinna zadawać każdemu klientowi.

Instytucja ma natomiast obowiązek posiadać odpowiednią wiedzę o kliencie, stosować wymagane środki bezpieczeństwa finansowego, rozpoznawać i oceniać ryzyko oraz aktualizować posiadane informacje.

To, w jaki sposób zbierze potrzebne dane, zależy od jej działalności, świadczonych usług i konkretnej relacji z klientem.

Czasami dobrym rozwiązaniem będzie odrębna ankieta. Czasami potrzebne informacje zapewni formularz przyjęcia klienta wraz z dokumentami, danymi rejestrowymi i wymaganymi sprawdzeniami. W innych przypadkach najważniejsze pytania pojawią się dopiero w trakcie współpracy, gdy wystąpi konkretna transakcja lub czynnik ryzyka wymagający wyjaśnienia.

Dlatego projektując proces AML, nie należy zaczynać od pytania:

„Co wpisać do ankiety AML?”

Lepiej zacząć od:

„Jakiej wiedzy o kliencie rzeczywiście potrzebujemy do prawidłowego wykonania naszych obowiązków?”

Następnie ustal, skąd tę wiedzę uzyskać, jak ją zweryfikować i udokumentować oraz kto odpowiada za analizę i aktualizację. Ankieta jest przydatna wtedy, gdy pomaga wykonać te czynności w sposób spójny i zrozumiały dla klienta oraz pracownika.

Źródła i podstawa prawna

Stan prawny i ostatnia weryfikacja merytoryczna: 15 września 2026 r. Część dotycząca AMLR opisuje przepisy, których zasadnicze stosowanie rozpocznie się 10 lipca 2027 r.

• Ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu — tekst jednolity, Dz.U. z 2025 r. poz. 644, z późn. zm.; w szczególności art. 33–37, 39, 41, 44, 46, 49 i 50. Informacje o zmianach: oficjalna karta aktu w ELI.
• GIIF, komunikat nr 22 w sprawie praktycznych aspektów stosowania środków bezpieczeństwa finansowego oraz przekazywania zawiadomień, o których mowa w art. 74 i art. 86 ustawy AML.
• GIIF, komunikat nr 45 w sprawie oceniania informacji uzyskiwanych o klientach przez instytucje obowiązane i działań w przypadku braku możliwości zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego, w tym przykład nr 4.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1624 z 31 maja 2024 r. — AMLR, w szczególności art. 25–26 i 90.

Komunikaty GIIF przedstawiają stanowisko organu i wskazówki dotyczące stosowania przepisów. Przykłady organizacji pracy, tabele i proponowane pytania w tym artykule mają charakter praktyczny; nie stanowią ustawowego wzoru dokumentacji.