Kwartalne raportowanie statystyk do GIIF

Raport kwartalny do GIIF to zbiorcza informacja o działalności instytucji obowiązanej w danym okresie. GIIF pozyskuje takie dane w trybie żądania informacji z art. 76 ustawy AML, a w żądaniu może określić zakres, termin i formę odpowiedzi. Nie jest to raport o jednej transakcji i nie zastępuje zawiadomienia SAR ani informacji o transakcji ponadprogowej.

Co szczególnie ważne, nie istnieje jeden identyczny obowiązek kwartalny dla wszystkich instytucji obowiązanych. Zakres podmiotów, pytań, terminów i sposobu złożenia wynika z żądania oraz aktualnej komunikacji GIIF kierowanej do danej grupy. Sprawdź wiadomości po zalogowaniu do SI*GIIF, zapisz obowiązującą wersję formularza i zachowaj zestawienie danych źródłowych wraz z potwierdzeniem wysyłki.

Najważniejsze zasady

Raport ma charakter statystyczny i obejmuje cały kwartał.
Podstawą przekazania danych jest żądanie GIIF w trybie art. 76 ustawy AML.
Obowiązek nie dotyczy automatycznie każdej instytucji z art. 2 ustawy AML.
Właściwy zakres i termin należy sprawdzić w aktualnym komunikacie skierowanym do danej kategorii podmiotów.
Formularz składa się przez system teleinformatyczny GIIF.
Dane powinny dać się uzgodnić z rejestrami klientów, ocen ryzyka, analiz, transakcji i zgłoszeń.
Warto zachować własną kopię danych źródłowych i potwierdzenie złożenia, ponieważ aktualne FAQ wskazuje, że formularza nie zawsze można zapisać bezpośrednio jako PDF.

Kogo dotyczy raportowanie kwartalne?

GIIF prowadzi raportowanie kwartalne dla wybranych grup instytucji. Na oficjalnej stronie znajdują się osobne wyjaśnienia dla instytucji finansowych oraz podmiotów prowadzących działalność w zakresie walut wirtualnych. Komunikat nr 115 potwierdza, że aktualna informacja dla podmiotów z art. 2 ust. 1 pkt 12 została przekazana przez bezpieczną stronę internetową GIIF.

Samo posiadanie statusu instytucji obowiązanej nie wystarcza więc do ustalenia, czy firma ma złożyć dany formularz. Osoba odpowiedzialna powinna:

sprawdzić kategorię instytucji wynikającą z art. 2 ustawy;
zweryfikować aktualne komunikaty GIIF dla tej kategorii;
przejrzeć wiadomości dostępne w SI*GIIF;
potwierdzić okres, termin, formularz i zakres pytań;
udokumentować wynik tej weryfikacji, także gdy firma nie jest objęta raportem.

Jeżeli dopiero ustalasz rolę organu i rodzaje sprawozdawczości, zacznij od przewodnika Czym jest GIIF?.

Jakie dane obejmuje raport?

Zakres zmienia się zależnie od sektora i wersji formularza. Oficjalne FAQ dla instytucji finansowych i podmiotów rynku walut wirtualnych pokazują jednak typowe grupy danych:

liczba aktywnych i nowych klientów;
liczba klientów według poziomu ryzyka;
liczba klientów lub beneficjentów rzeczywistych o statusie PEP;
liczba analiz dotyczących okoliczności lub transakcji podejrzanych;
liczba i rodzaj przekazanych zawiadomień;
informacje o transakcjach, transferach lub usługach właściwych dla danej branży;
przypadki zastosowania szczególnych środków ograniczających i zamrożenia wartości;
informacje o zasobach organizacyjnych zaangażowanych w AML;
inne miary wskazane w aktualnej wersji formularza.

Nie należy przepisywać liczby alertów w miejsce liczby klientów albo analiz. Przykładowo oficjalne FAQ wyjaśnia, że jeśli jeden klient pojawił się w dziesięciu alertach, w pytaniu o liczbę klientów analizowanych pod kątem podejrzanych okoliczności jest liczony jako jeden klient. Jednocześnie wykazuje się klientów poddanych analizie bez względu na jej wynik — także wtedy, gdy analiza nie zakończyła się zgłoszeniem.

Kiedy składa się raport?

Raport dotyczy zakończonego kwartału, ale aktualny termin trzeba odczytać z komunikatu lub wiadomości GIIF dla właściwej grupy podmiotów. Nie warto wpisywać jednego, stałego dnia do procedury jako zasady dla całego rynku, ponieważ GIIF może zmienić termin, zakres albo techniczny sposób przekazania danych.

Bezpieczna procedura wewnętrzna może działać tak:

ostatniego dnia kwartału zamknij okres danych;
pierwszego dnia roboczego nowego kwartału potwierdź aktualny komunikat i termin;
przypisz właścicieli poszczególnych pól formularza;
wykonaj uzgodnienie danych z rejestrami źródłowymi;
zostaw czas na kontrolę jakości i akceptację AML Officer;
wyślij formularz przed terminem i zachowaj potwierdzenie.

Wewnętrzny termin warto ustawić kilka dni wcześniej niż termin GIIF. Pozwala to wyjaśnić rozbieżności bez presji czasu.

Termin dla podmiotów rynku walut wirtualnych

Komunikat GIIF nr 67 wprowadził dla podmiotów prowadzących działalność w zakresie walut wirtualnych termin 18 dni od zakończenia kwartału. Późniejszy komunikat nr 115 skierował te podmioty do aktualnej wiadomości na bezpiecznej stronie GIIF. Dlatego VASP powinien traktować 18-dniową regułę jako punkt wyjścia, ale przed każdym raportem sprawdzić, czy aktualna wiadomość nie zmieniła zakresu, formularza albo terminu.

Jak złożyć statystykę w SI*GIIF?

Raport przekazuje się w systemie teleinformatycznym GIIF. Instytucja musi być wcześniej zidentyfikowana za pomocą formularza z art. 77 ustawy. Osoba składająca raport powinna mieć odpowiednie uprawnienia, działający certyfikat i środowisko zgodne z wymaganiami systemu.

Praktyczny proces obejmuje:

zalogowanie i wybranie właściwego formularza oraz okresu;
wprowadzenie danych zgodnie z definicjami pytań;
sprawdzenie jednostek, walut, zakresu dat i zasad liczenia klientów;
weryfikację krzyżową — np. czy liczba zgłoszeń zgadza się z rejestrem spraw;
akceptację przez osobę odpowiedzialną;
podpisanie i wysłanie formularza;
zapisanie potwierdzenia oraz roboczego zestawienia, z którego pochodzą liczby.

Ministerstwo Finansów podaje dwa kontakty: [email protected] do problemów merytorycznych dotyczących pytań w formularzu oraz [email protected] do problemów technicznych, takich jak logowanie, certyfikat albo podpis kwalifikowany.

Jak przygotować dane bez chaosu?

Największą trudnością zwykle nie jest samo wypełnienie formularza, lecz spójne policzenie danych pochodzących z wielu procesów. Na początku kwartału warto ustalić słownik danych: co firma rozumie przez aktywnego klienta, nowego klienta, zakończoną analizę, potwierdzony status PEP i skuteczne zgłoszenie.

Każde pole raportu powinno mieć:

właściciela odpowiedzialnego za wynik;
wskazane źródło danych;
regułę liczenia zgodną z formularzem i FAQ;
datę pozyskania danych;
kontrolę, która wykryje duplikaty albo brakujące rekordy;
wyjaśnienie istotnych zmian względem poprzedniego kwartału.

Przykład: liczba analiz nie powinna być ręcznie szacowana pod koniec kwartału z poczty pracowników. Każda sprawa powinna mieć status, datę rozpoczęcia, datę zamknięcia, klienta oraz wynik. Wtedy zestawienie jest powtarzalne, a kontrolujący może przejść od liczby w raporcie do konkretnych rekordów.

Najczęstsze błędy

założenie, że raport kwartalny dotyczy wszystkich instytucji obowiązanych;
użycie nieaktualnego formularza lub instrukcji dla innej branży;
pomylenie liczby alertów z liczbą klientów poddanych analizie;
liczenie tylko analiz zakończonych zgłoszeniem SAR;
podawanie przyrostu klientów tam, gdzie formularz wymaga stanu na ostatni dzień kwartału;
niespójność danych ze zgłoszeniami, rejestrem PEP, ocenami ryzyka albo historią klientów;
wpisanie zera bez wymaganego komentarza lub uzasadnienia;
brak kopii danych źródłowych i potwierdzenia wysyłki;
pomylenie statystyki z raportem transakcji ponadprogowej lub zawiadomieniem o podejrzeniu.

Czy raport kwartalny zastępuje inne obowiązki?

Nie. Raport statystyczny działa równolegle do bieżących obowiązków. Nie zastępuje:

raportowania określonych transakcji ponadprogowych z art. 72;
zawiadomienia o podejrzanych okolicznościach z art. 74;
zawiadomienia przed transakcją z art. 86;
zawiadomienia prokuratora z art. 89;
informacji po transakcji z art. 90;
raportów ostrożnościowych lub innych sprawozdań składanych do KNF.

Oficjalne FAQ wyraźnie wskazuje, że raportowanie kwartalne do GIIF i raportowanie ostrożnościowe do KNF są niezależnymi obowiązkami.

Konsekwencje braku lub błędnego raportu

Nieprzekazanie albo nieudostępnienie informacji wymaganych na podstawie art. 76 podlega karze administracyjnej zgodnie z art. 147 ustawy AML. Ryzyko dotyczy również wykonania obowiązku po terminie albo w sposób nierzetelny. Ocena konkretnego przypadku zależy od treści żądania i stwierdzonego naruszenia.

Instytucja powinna zatem zachować dowód, że ustaliła zakres obowiązku, wyznaczyła termin, zweryfikowała liczby i wysłała formularz. Jeżeli po złożeniu wykryje błąd, powinna sprawdzić aktualną procedurę korekty i niezwłocznie podjąć działanie.

Jak SystemAML może pomóc?

SystemAML gromadzi w jednym miejscu dane klientów, poziomy ryzyka, statusy PEP, transakcje, alerty, analizy, zadania i historię zgłoszeń. Dzięki raportom i eksportom kwartalne liczby mogą wynikać z rejestrów prowadzonych na bieżąco, a nie z ręcznego odtwarzania zdarzeń po zakończeniu okresu.

System może również przypominać o zamknięciu kwartału, przypisać zadania osobom odpowiedzialnym i zachować robocze zestawienie wraz z akceptacją. Ostateczny zakres raportu i sposób wypełnienia formularza trzeba jednak zawsze porównać z aktualną komunikacją GIIF.

Następny krok: jeśli raport wymaga danych z kilku systemów albo obsługujesz duży wolumen klientów i transakcji, umów rozmowę o konfiguracji lub integracji SystemAML. Przed rozmową przygotuj aktualny formularz GIIF i listę źródeł danych dla jego pól.

Najczęściej zadawane pytania

Czy każde biuro rachunkowe składa raport kwartalny?

Nie. Nie wynika to z samego statusu instytucji obowiązanej. Publiczny komunikat nr 114 opisuje obowiązki AML biur rachunkowych, doradców podatkowych i biegłych rewidentów, ale sam w sobie nie ustanawia powszechnego raportu kwartalnego dla każdego takiego podmiotu. Decyduje konkretne żądanie lub wiadomość GIIF skierowana do danej instytucji albo grupy.

Czy zerowy raport również trzeba złożyć?

Jeżeli dana instytucja jest objęta raportowaniem, brak zdarzeń nie musi zwalniać ze złożenia formularza. Trzeba stosować instrukcję właściwą dla formularza; niektóre odpowiedzi „0” wymagają komentarza.

Czy raport można wysłać e-mailem?

Standardowym kanałem jest formularz w systemie teleinformatycznym GIIF. E-mail podany przez Ministerstwo służy do pytań merytorycznych lub technicznych, a nie jako domyślny zamiennik formularza.

Czy trzeba zachować kopię raportu?

Tak. Warto zachować zestawienie wszystkich przesłanych wartości, źródła danych, akceptację i potwierdzenie złożenia. Jest to szczególnie ważne, gdy formularz nie oferuje bezpośredniego eksportu do PDF.

Gdzie sprawdzić bieżący termin?

W komunikacie GIIF dla danej grupy instytucji oraz w wiadomości dostępnej po zalogowaniu do SI*GIIF. Procedura firmy powinna wskazywać odpowiedzialną osobę i regularny sposób sprawdzania tych kanałów.

Źródła i stan informacji

Stan informacji sprawdzono 4 września 2026 r.:

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje analizy prawnej konkretnego przypadku.

Raportowanie kwartalne statystyk do GIIF

W skrócie