Oświadczenie PEP: wzór i informacje

Czym jest oświadczenie PEP?

Oświadczenie PEP to jeden z praktycznych dokumentów wykorzystywanych w procesie stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Jego celem jest zebranie od klienta lub osoby powiązanej z klientem informacji potrzebnych do ustalenia, czy występuje status osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne, członka rodziny takiej osoby albo osoby znanej jako bliski współpracownik. Sam status PEP został szerzej opisany w osobnym artykule: PEP, czyli osoba eksponowana politycznie. Ten tekst skupia się nie na definicji PEP, lecz na samym oświadczeniu: kiedy warto je odebrać, co powinno zawierać i jak korzystać z niego w zgodnej z ustawą procedurze AML.

W praktyce oświadczenie PEP bywa elementem formularza onboardingowego, ankiety KYC, dokumentacji transakcyjnej albo osobnego załącznika do procedury AML. Nie powinno być traktowane jako jedyna metoda weryfikacji. Jest raczej punktem wyjścia do oceny ryzyka, ponieważ klient składa deklarację dotyczącą własnego statusu, ale instytucja obowiązana nadal powinna ocenić wiarygodność informacji, uwzględnić charakter relacji oraz w razie potrzeby sięgnąć po dodatkowe źródła, takie jak publiczne rejestry, informacje medialne, listy stanowisk publicznych czy komercyjne bazy danych.

Dobrze przygotowane oświadczenie ma dwie funkcje. Po pierwsze, porządkuje proces identyfikacji i ogranicza ryzyko pominięcia pytania o PEP w rozmowie z klientem. Po drugie, tworzy ślad dowodowy na potrzeby kontroli, audytu wewnętrznego albo ewentualnych wyjaśnień przed organem nadzoru. Sama deklaracja nie „zamyka” tematu. Jeśli odpowiedź klienta wskazuje na status PEP lub powiązanie z PEP, instytucja obowiązana powinna uruchomić właściwe działania przewidziane w procedurze AML, w szczególności dotyczące wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego.

Kto musi złożyć oświadczenie PEP?

Najczęściej oświadczenie PEP składa osoba fizyczna, która chce nawiązać relację gospodarczą z instytucją obowiązaną albo przeprowadzić transakcję okazjonalną. W wielu branżach pytanie o PEP pojawia się już na etapie identyfikacji klienta: przy zakładaniu konta, zawieraniu umowy, przyjmowaniu zlecenia, obsłudze płatności, sprzedaży towaru o wysokiej wartości lub rozpoczęciu współpracy biznesowej. Oświadczenie nie jest więc dokumentem zarezerwowanym wyłącznie dla banków. Może mieć znaczenie wszędzie tam, gdzie dany podmiot ma obowiązki wynikające z ustawy AML.

W przypadku klienta będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną sytuacja jest bardziej złożona. Sam podmiot nie „pełni funkcji publicznej” w sensie osobowym, ale status PEP mogą mieć osoby występujące po jego stronie. Dlatego formularz może obejmować reprezentantów, członków zarządu, pełnomocników, prokurentów, osoby upoważnione do działania w imieniu klienta oraz beneficjentów rzeczywistych. Jeżeli instytucja obowiązana ustala beneficjenta rzeczywistego spółki, powinna również ocenić, czy taka osoba nie jest PEP, członkiem rodziny PEP albo bliskim współpracownikiem PEP.

W praktyce pytanie „kto składa oświadczenie PEP” należy powiązać z oceną, czy status danej osoby wpływa na ryzyko relacji. Inaczej wygląda prosty przypadek klienta indywidualnego, a inaczej wielopoziomowa struktura korporacyjna, w której beneficjent rzeczywisty znajduje się za kilkoma spółkami. Im większa złożoność struktury, im wyższe wartości transakcji i im większe ryzyko jurysdykcyjne, tym większe znaczenie ma rzetelne udokumentowanie procesu. Oświadczenie może wówczas dotyczyć nie tylko jednej osoby podpisującej umowę, ale także osób kontrolujących klienta albo mających istotny wpływ na decyzje gospodarcze.

Warto pamiętać, że odmowa złożenia oświadczenia również jest informacją. Nie oznacza automatycznie, że klient jest PEP, ale może wymagać dodatkowych pytań, wyjaśnień lub eskalacji zgodnie z procedurą. Instytucja obowiązana powinna unikać mechanicznego podejścia: samo zaznaczenie pola „nie” nie zawsze wystarczy, a samo zaznaczenie pola „tak” nie musi oznaczać odmowy obsługi. Kluczowe jest podejście oparte na ryzyku.

Kiedy oświadczenie PEP jest wymagane?

Oświadczenie PEP jest najczęściej odbierane przy nawiązywaniu stosunków gospodarczych. To moment, w którym instytucja obowiązana identyfikuje klienta, weryfikuje jego dane, ustala beneficjenta rzeczywistego, poznaje cel i charakter relacji oraz przypisuje poziom ryzyka. Pytanie o PEP powinno być w tym procesie naturalnie połączone z innymi elementami KYC, a nie traktowane jako formalny załącznik oderwany od realnej oceny klienta.

Drugą typową sytuacją jest transakcja okazjonalna, jeśli przepisy i wewnętrzne procedury wymagają zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Dotyczy to zwłaszcza transakcji o istotnej wartości, nietypowym przebiegu, transakcji gotówkowych lub takich, które z perspektywy instytucji obowiązanej wymagają głębszej analizy. Jeśli klient nie utrzymuje stałej relacji z podmiotem, oświadczenie może być jednym z narzędzi pozwalających szybko zebrać podstawowe informacje o ryzyku osobowym.

Trzeci obszar to aktualizacja danych. Status PEP może się zmienić. Osoba, która przy pierwszym kontakcie nie pełniła eksponowanej funkcji, może objąć takie stanowisko później. Może też stać się członkiem rodziny osoby PEP albo bliskim współpracownikiem. Dlatego procedura AML powinna przewidywać okresową aktualizację informacji oraz ponowną ocenę ryzyka, szczególnie przy relacjach długoterminowych. Oświadczenie odebrane raz i przechowywane bez aktualizacji przez wiele lat nie zawsze będzie wystarczające.

Wymóg odebrania oświadczenia może wynikać wprost z procedury wewnętrznej, polityki grupowej albo przyjętego modelu oceny ryzyka. Ustawa AML nie sprowadza identyfikacji PEP wyłącznie do formularza, lecz nakłada na instytucje obowiązane obowiązek stosowania odpowiednich środków w przypadku osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne oraz osób z nimi powiązanych. Formularz jest więc narzędziem organizacyjnym, które pomaga ten obowiązek wykonać w sposób powtarzalny i możliwy do udokumentowania.

Jakie informacje powinno zawierać oświadczenie PEP?

Wzór oświadczenia PEP powinien być prosty dla klienta, ale wystarczająco precyzyjny dla osoby odpowiedzialnej za AML. Najważniejsze jest jasne wskazanie, czego dotyczy deklaracja. Formularz powinien obejmować dane identyfikacyjne osoby składającej oświadczenie, informację o jej relacji z klientem oraz odpowiedzi dotyczące statusu PEP, członka rodziny PEP i bliskiego współpracownika PEP. Dobrą praktyką jest rozdzielenie tych trzech kategorii, ponieważ każda z nich może prowadzić do podobnej eskalacji ryzyka, ale wynika z innego rodzaju powiązania.

W oświadczeniu powinno znaleźć się miejsce na wskazanie funkcji publicznej, państwa lub organizacji, okresu pełnienia funkcji oraz charakteru powiązania. Jeżeli osoba deklaruje, że jest członkiem rodziny PEP, formularz powinien pozwalać określić, czy chodzi o małżonka, partnera, rodzica, dziecko lub inną relację uwzględnianą w procedurze. Jeżeli chodzi o bliskiego współpracownika, przydatne jest opisanie rodzaju wspólnych interesów gospodarczych, wspólnej kontroli nad podmiotem albo innego znanego powiązania.

Elementy typowego oświadczenia PEP mogą obejmować:

• imię, nazwisko, obywatelstwo i dane identyfikacyjne osoby składającej oświadczenie;
• wskazanie, czy osoba działa jako klient, reprezentant, pełnomocnik, członek organu, beneficjent rzeczywisty albo inna osoba powiązana z klientem;
• odpowiedź, czy osoba jest PEP;
• odpowiedź, czy osoba jest członkiem rodziny PEP;
• odpowiedź, czy osoba jest bliskim współpracownikiem PEP;
• opis pełnionej funkcji publicznej lub charakteru powiązania, jeśli odpowiedź jest twierdząca;
• państwo, organ, instytucję lub organizację, której dotyczy funkcja;
• datę rozpoczęcia i, jeśli dotyczy, zakończenia pełnienia funkcji;
• oświadczenie o prawdziwości i aktualności danych;
• zobowiązanie do poinformowania o zmianie statusu, jeśli przewiduje to procedura;
• datę i podpis albo równoważne potwierdzenie elektroniczne.

Nie należy jednak tworzyć formularza nadmiernie skomplikowanego. Zbyt długi dokument zwiększa ryzyko błędów, automatycznego zaznaczania odpowiedzi i niezrozumienia przez klienta. Jeżeli formularz ma być używany online, warto zadbać o czytelne pytania, podpowiedzi kontekstowe oraz możliwość podania szczegółów tylko wtedy, gdy klient zaznaczy odpowiedź twierdzącą.

Wzór oświadczenia PEP - jak go rozumieć?

Wzór oświadczenia PEP nie powinien być traktowany jako uniwersalny dokument pasujący do każdej branży bez modyfikacji. Inne potrzeby będzie miał kantor, inne biuro rachunkowe, inny pośrednik nieruchomości, a jeszcze inne instytucja finansowa obsługująca klientów korporacyjnych. Wspólny pozostaje cel: zebranie informacji pozwalających ocenić, czy wobec klienta albo osoby z nim powiązanej należy zastosować szczególne działania wynikające ze statusu PEP.

Dobry wzór powinien zaczynać się od krótkiego wyjaśnienia, po co zbierane są dane. Klient powinien wiedzieć, że pytanie nie jest oceną jego uczciwości, lecz elementem obowiązków AML. Następnie formularz powinien przechodzić do pytań zamkniętych, które umożliwiają sprawne ustalenie statusu. Przy odpowiedzi twierdzącej powinien pojawić się moduł szczegółowy, w którym klient opisuje funkcję lub powiązanie. Na końcu powinno znaleźć się potwierdzenie prawdziwości danych oraz zgoda na ich wykorzystanie w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków prawnych.

Nie rekomenduje się publikowania jednego „magicznego” formularza jako gotowego rozwiązania dla każdego podmiotu. Wzór musi być dopasowany do procedury AML, kanału obsługi klienta, sposobu archiwizacji dokumentów i modelu oceny ryzyka. Jeżeli proces jest elektroniczny, oświadczenie może przyjąć formę zestawu pól w systemie, a nie papierowego dokumentu. Ważne jest, aby instytucja potrafiła wykazać, kto złożył deklarację, kiedy to zrobił, jakiej relacji dotyczyła i jakie działania podjęto po jej otrzymaniu.

Warto też zachować rozdział między oświadczeniem a decyzją AML. Oświadczenie jest informacją wejściową. Decyzja o poziomie ryzyka, eskalacji, zastosowaniu wzmożonych środków albo kontynuowaniu relacji należy do instytucji obowiązanej. Jeśli formularz automatycznie kończy proces po odpowiedzi „nie”, bez żadnej walidacji w sytuacjach podwyższonego ryzyka, może tworzyć fałszywe poczucie bezpieczeństwa.

Podstawa prawna i znaczenie w procedurze AML

Podstawą praktycznego stosowania oświadczeń PEP są obowiązki wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Ustawa wymaga identyfikacji i oceny ryzyka klienta, stosowania środków bezpieczeństwa finansowego oraz szczególnego podejścia do osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne. W przypadku PEP instytucja obowiązana powinna przewidzieć działania odpowiednie do ryzyka, w tym uzyskanie akceptacji kadry kierowniczej, ustalenie źródła majątku lub środków oraz prowadzenie wzmożonego monitorowania relacji gospodarczej, gdy jest to wymagane.

Oświadczenie PEP pomaga udokumentować, że instytucja zapytała o właściwe informacje. Nie zastępuje jednak analizy. Przepisy AML opierają się na podejściu opartym na ryzyku, dlatego formalne odebranie formularza nie wystarczy, jeśli pozostałe okoliczności wskazują na podwyższone ryzyko. Przykładowo, klient może zadeklarować brak statusu PEP, ale publiczne informacje, struktura własnościowa albo charakter transakcji mogą wymagać dalszej weryfikacji.

Z perspektywy kontroli istotne jest, aby procedura wskazywała: kiedy oświadczenie jest odbierane, od kogo, w jakiej formie, kto je analizuje, gdzie jest przechowywane, kiedy podlega aktualizacji i jakie działania następują po odpowiedzi twierdzącej. Brak takiego opisu może prowadzić do niespójnej praktyki. Jedna osoba w organizacji będzie wymagać formularza przy każdej relacji, inna tylko przy relacjach wysokiego ryzyka, a jeszcze inna w ogóle nie będzie wiedzieć, jak postępować przy deklaracji pozytywnej.

Oświadczenia PEP powinny być również powiązane z ochroną danych osobowych. Zakres zbieranych informacji musi być uzasadniony celem prawnym, a dostęp do dokumentów powinien być ograniczony do osób, które rzeczywiście potrzebują ich do realizacji obowiązków AML. Dotyczy to szczególnie informacji o powiązaniach rodzinnych i zawodowych, które mogą być wrażliwe z punktu widzenia prywatności, nawet jeśli formalnie nie zawsze stanowią szczególne kategorie danych.

Najczęstsze błędy przy odbieraniu oświadczeń PEP

Pierwszym błędem jest traktowanie oświadczenia jako czynności czysto administracyjnej. Jeśli formularz trafia do teczki klienta i nikt nie analizuje odpowiedzi, organizacja posiada dokument, ale niekoniecznie zarządza ryzykiem. Drugi błąd to brak aktualizacji. W relacjach wieloletnich status klienta może się zmieniać, a formularz sprzed kilku lat może nie odzwierciedlać rzeczywistości.

Trzecim błędem jest brak pola na szczegóły przy odpowiedzi twierdzącej. Sama informacja „jestem PEP” nie wystarczy do oceny ryzyka. Inaczej należy ocenić osobę pełniącą funkcję lokalną, inaczej wysokiego rangą urzędnika w państwie o podwyższonym ryzyku korupcyjnym, a jeszcze inaczej członka rodziny osoby publicznej, który prowadzi działalność gospodarczą w sektorze regulowanym. Kontekst ma znaczenie.

Czwarty błąd to automatyczna odmowa obsługi każdej osoby z deklaracją PEP. Status PEP oznacza podwyższone ryzyko wymagające odpowiednich działań, ale nie jest sam w sobie dowodem nielegalnej aktywności. Decyzja powinna wynikać z oceny ryzyka i możliwości zastosowania wymaganych środków bezpieczeństwa finansowego. Mechaniczne wykluczanie klientów wyłącznie na podstawie statusu może być nieproporcjonalne.

Piątym błędem jest niespójność między formularzem a procedurą. Jeżeli procedura mówi o członkach rodziny i bliskich współpracownikach, formularz również powinien o nich pytać. Jeżeli procedura wymaga eskalacji do osoby odpowiedzialnej za AML, system powinien umożliwiać taką eskalację i pozostawiać ślad decyzji.

FAQ: oświadczenie PEP

Co to jest oświadczenie PEP?

Oświadczenie PEP to deklaracja klienta lub osoby działającej w jego imieniu, która pomaga instytucji obowiązanej ustalić, czy dana osoba jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, członkiem jej rodziny albo bliskim współpracownikiem.

Kto składa oświadczenie PEP?

Oświadczenie PEP składa najczęściej klient będący osobą fizyczną, reprezentant klienta, pełnomocnik, beneficjent rzeczywisty lub inna osoba, której status ma znaczenie dla oceny ryzyka AML.

Kiedy wymagane jest oświadczenie PEP?

Oświadczenie PEP jest wymagane przede wszystkim przy nawiązywaniu relacji gospodarczej, przeprowadzaniu transakcji okazjonalnej oraz przy aktualizacji danych lub ponownej ocenie ryzyka klienta.

Jak wdrożyć oświadczenie PEP w organizacji?

Wdrożenie oświadczenia PEP powinno zacząć się od procedury, a nie od samego formularza. Najpierw należy ustalić, w których procesach pojawia się obowiązek identyfikacji PEP, jakie osoby są objęte pytaniem, jakie odpowiedzi powodują eskalację i kto podejmuje decyzję o dalszej obsłudze klienta. Dopiero na tej podstawie warto tworzyć treść formularza albo konfigurację pól w systemie.

Następnie trzeba zadbać o szkolenie osób, które odbierają oświadczenia. Pracownik powinien rozumieć, że pytanie o PEP nie jest niezręczną ciekawością, lecz obowiązkiem wynikającym z przepisów AML. Powinien też wiedzieć, co zrobić, gdy klient odpowie twierdząco, odmówi odpowiedzi albo poda informacje niepełne. Bez takiej instrukcji nawet dobrze napisany wzór oświadczenia nie zadziała w praktyce.

Ostatnim elementem jest monitoring jakości. Organizacja powinna okresowo sprawdzać, czy oświadczenia są odbierane we właściwych przypadkach, czy odpowiedzi są kompletne, czy decyzje po odpowiedziach twierdzących są udokumentowane i czy dane są aktualizowane. Dzięki temu oświadczenie PEP staje się realnym elementem systemu AML, a nie jedynie formalnym dokumentem przechowywanym na wypadek kontroli.