Jak wyrobić podpis kwalifikowany mSzafir albo podpisać dokument jednorazowym podpisem (krok po kroku)

15 września 2025

Ta krótka, praktyczna instrukcja pokazuje, jak w kilka minut podpisać PDF kwalifikowanym podpisem mSzafir - w wersji jednorazowej (na 1 dokument, ważnej 15 minut) albo z długą ważnością (1–2 lata). Przejdziesz przez wymagania, zakup, potwierdzenie tożsamości przez mojeID i samo złożenie podpisu, a na końcu nauczysz się zweryfikować poprawność podpisu.

Co to jest mSzafir i jakie są opcje?

mSzafir to kwalifikowany podpis elektroniczny (KIR) równoważny podpisowi własnoręcznemu w UE (rozp. eIDAS). Dostępny w dwóch wariantach:

• Jednorazowy certyfikat - do podpisania jednego pliku PDF (do 10 MB); ważny 15 minut od wygenerowania certyfikatu.
• Certyfikat z długim terminem ważności - ważny 1 lub 2 lata, z limitem podpisów (np. 1k–100k).

Kiedy który wybrać?
• Masz do podpisania pojedynczy dokument → jednorazowy.
• Podpisujesz często/zawodowo → długoterminowy.

Wymagania i przygotowanie

• Tożsamość online (mojeID) - najwygodniej potwierdzić przez bankowość (PKO/Inteligo, mBank, Pekao, ING, Millennium itd.).
• Plik do podpisu: PDF, najlepiej ≤ 10 MB.
• Czas: dla podpisu jednorazowego - po wygenerowaniu certyfikatu masz 15 minut na złożenie podpisu.
• Telefon z aplikacją mSzafir - wymagany przy certyfikacie długoterminowym (do autoryzacji).

Tipy:
• Jeśli PDF > 10 MB - skompresuj („Zapisz jako → zmniejsz rozmiar pliku”).
• Gdy potrzebujesz dwóch widocznych znaczników podpisu w dokumencie - podpisz go dwa razy.

Jednorazowy podpis mSzafir - instrukcja krok po kroku

1. Wejdź do sklepu mSzafir i wybierz „Kwalifikowany certyfikat jednorazowy”.
2. Opłać zamówienie (online). Po płatności przejdziesz do panelu „Generuj certyfikat”.
3. Kliknij „Potwierdź z mojeID”.
4. Wybierz bank i zaloguj się do bankowości, aby przekazać dane do certyfikatu.
5. Sprawdź dane i potwierdź.
6. Wygeneruj certyfikat - od teraz biegnie 15 minut na podpisanie.
7. Wskaż plik PDF (max 10 MB) i potwierdź zapoznanie się z treścią.
8. Ustaw znacznik podpisu (podgląd → dodaj znacznik → przeciągnij w miejsce → Zapisz).
9. Kliknij „Autoryzuj i podpisz” - nastąpi przekierowanie do banku (mojeID) w celu autoryzacji.
10. Po powrocie do portalu mSzafir - pobierz podpisany PDF i zapisz na komputerze.

Najczęstsze problemy:
• Minęło 15 minut → wygeneruj nowy certyfikat.
• PDF > 10 MB → skompresuj/zmniejsz osadzone obrazy.
• Interaktywny formularz PDF → „spłaszcz” (druk do PDF) albo użyj aplikacji Szafir na desktopie.

Podpis mSzafir z długim terminem ważności - jak wyrobić i podpisać

Krok 1: Zakup certyfikatu

W sklepie mSzafir wybierz certyfikat na 1 lub 2 lata z odpowiednim limitem podpisów (np. 1k, 10k).

Krok 2: Potwierdzenie tożsamości (jedno z poniższych)

• mojeID (bankowość elektroniczna) - najszybciej, bez wizyty.
• Dotychczasowy kwalifikowany certyfikat KIR na karcie - „przedłużenie” tożsamości.
• Wizyta w placówce KIR - jeżeli nie skorzystasz z dwóch powyższych.

Krok 3: Aktywacja aplikacji mobilnej mSzafir

Pobierz aplikację (Android/iOS) i aktywuj ją dla swojego certyfikatu - do autoryzacji podpisów.

Krok 4: Podpisywanie dokumentów - ścieżki

1. Portal mSzafir - PDF do 10 MB, podpisanie w przeglądarce, bez instalacji.
2. Aplikacja mobilna mSzafir - podpisywanie plików PDF z telefonu (do 5 MB).
3. Aplikacje desktopowe (np. Szafir, Adobe Reader DC, Płatnik, e-Deklaracje) - po instalacji oprogramowania.
4. Zintegrowany portal klienta - jeśli firma ma integrację z mSzafir.

Jak zweryfikować podpisany dokument?

Masz dwie proste opcje:

• Aplikacja Szafir (Windows/macOS) - darmowe narzędzie do weryfikacji i podglądu certyfikatu.
• Usługa online do weryfikacji podpisów - generuje raport z walidacji podpisu i integralności pliku.

Po otwarciu pliku weryfikator pokaże m.in. kto podpisał, czy certyfikat jest kwalifikowany, czy podpis jest ważny i czy dokument nie był zmieniany po podpisaniu.

FAQ / wskazówki praktyczne

• Czy mSzafir to podpis kwalifikowany? Tak - spełnia eIDAS i jest uznawany w UE.
• Czy muszę być klientem konkretnego banku? Do mojeID potrzebujesz banku obsługującego tę usługę (np. PKO/Inteligo, mBank, Pekao, ING, Millennium). W razie braku - skorzystaj z innej metody weryfikacji.
• Czy podpiszę inny format niż PDF? W portalu mSzafir - PDF. Inne formaty podpiszesz aplikacją desktopową (np. Szafir).
• Dwa znaczniki podpisu w jednym przebiegu? W portalu jednorazowo umieścisz jeden znacznik - potrzebujesz dwóch → podpisz dokument dwa razy.
• Koszty: jednorazowy certyfikat - zwykle kilkanaście zł brutto; długoterminowy - od kilkuset zł/rok (sprawdź aktualne ceny w sklepie mSzafir).

Porównanie - jednorazowy vs. długoterminowy

Przydatne linki (oficjalne materiały)

• Strona mSzafir - opis wariantów i sposobów podpisywania

• Aplikacje Szafir (Windows/macOS) - podpisywanie i weryfikacja

• Weryfikacja podpisów online